Grattis till att du från och med nu kan göra dina processer och signeringar mera effektiva och automatiserade. Mindre manuellt arbete för dig! Låt oss nu sätta upp ditt Addo konto, så det bäst avspeglar din verksamhet, och du kan komma igång med att använda alla de smarta funktionerna.

3 steg för att ställa in ditt konto
Steg 1. Din kontoinformation
Steg 2. Ladda upp din logotyp
Steg 3. Organisera användare

First things first - din kontoinformation

Det är en riktigt bra idé att fylla i alla din kontoinformation som det första. Addo kommer använda din information när du skickar ett dokument till undertecknaren, så de kan se vem det är ifrån.

För att ställa in i din kontoinformation gör du följande:

1. Tryck på det blå kugghjulet överst i höger hörn.
2. Du ska välja fliken "Kontoöversikt"
3. Fyll i de markerade fälten
4. Tryck på "Spara"
5. Ta därefter ställning till era GDPR-inställningar. Du kan läsa mycket mer här.

Ladda upp din logotyp

Dina kunder känner igen dig bäst på din logotyp, så för att göra processen mer personlig och sätta din prägel på det, rekommenderar vi att du laddar upp din logotyp.

1. Tryck på kugghjulet uppe i höger hörn. Det står till vänster om ditt namn.
2. Ute i vänster sida kommer det fram en meny. Tryck på "Design"
3. Här kan du starta med att ladda upp er logotyp. Tryck på "Bläddra" och välj logotyp att ladda upp.
4. För att skapa en ännu större igenkännlighet för era kunder, kan du härefter anpassa verksamhetens färg. Det är den färg som används i de mails som skickas ut genom Addo.

För Addo har vi valt den blå färgen, som passar till vår logotyp. Nedanför ses ett exempel på hur det ser ut när man tar emot ett mail från Addo med den blå färgen.

Organisera användare

Det kanske bara är du som ska använda Addo, men ofta är det fler i verksamheten som ska sättas in i Addo. Vi kallar dom för "användare" i Addo, och du kan fritt lägga till alla användare du vill. Nedanför förklarar vi hur.

Först och främst är det viktigt att förstå att en användare kan ha olika rättigheter i Addo. Med rättigheter menas det att de olika användare kan antingen ha full tillgång till Addos funktioner eller mer begränsat. Dessa indelas i standardanvändare, gruppadministratör och administratör. Du kan läsa mer om specifikationerna för de olika användarna här.

Helt enkelt, så har administratörer full tillgång till Addo. De har full översikt över vilka dokument som har skickats till underskrift och kan se i alla grupper.

Gruppadministratörer har full översikt i deras grupp. Om man är gruppadministratör för HR, kan man alltså endast se vilka dokument som har skickats till underskrift i HR-gruppen.

Standardanvändare kan endast skicka och se deras egna dokument till underskrift. De kan använda mallar som är gjorda av deras administratör/gruppadministratör för deras specifika grupp.

Det kan vara en bra idé att få en överblick över vilka rättigheter de olika medarbetarna ska ha i Addo, så du kan lägga i det från start. När du är klar till det, följer du dessa steg:

1. Tryck på kugghjulet och välj "Användare" i menyn till höger.
2. Välj "Lägg till ny användare"
   
   
   
   
3. Här lägger du till dina medarbetare i Addo. De ska alltså inte gå in och lägga till sig själva var för sig, det kan göras från ett konto. Här ska det fyllas i medarbetarens namn, email och roll som minimum. De kommer härefter få en mail med vägledning till att logga in.
   
   
4. Välj medarbetarens rättigheter och tryck därefter "Spara".
   
   

Då är den första användaren skapad!

Gör grupper till dina avdelningar

Din verksamhet har kanske olika avdelningar som ska använda Addo, där alla inte ska använda det i samma omfattning. Det kan vara att er HR-avdelning ska skicka anställningskontrakt, Försäljning ska skicka köpsavtal- och betingelser, och Bokföringen ska skicka lönebesked och hämta in underskrifter på utlägg från både ledare och medarbetare. Det finns kanske ingen anledning att HR har tillgång till Säljavdelningens dokumentunderskrifter, och därför kan man med fördel dea upp i grupper i Addo.

Det gör du såhär:

1. Scrolla ner på sidan, alltså under fliken "Användare"
2. Tryck på "Lägg till ny grupp"
   
   
   
   
3. Det kommer dyka upp en pop-up box fram, där gruppens namn och beskrivning ska fyllas in Härefter trycker du på "Spara".
   
   

Så är gruppen skapad! Lätt som en plätt. Du kan fortsätta på samma sätt för alla de avdelningar och grupper du behöver. Och bäva ej - du får förklarat för dig hur du delar in dina medarbetare i de olika grupperna nedanför.

Dela in medarbetarna i grupper

När dina medarbetare är tillagda som användare i Addo, och de olika grupperna likaså, kan du lätt börja att skicka över dem i de riktiga grupperna.

1. Välj de användare som ska vara i samma grupp genom att kryssa i boxen till vänster om deras namn. 
2. Gå härefter ner till "Lägg till valda användare till" och välj den önskade gruppen. När du trycker "Lägg till", blir medarbetaren tillagd i gruppen.
   
   
   
   
3. När du scrollar ner lite på sidan, kan du se dina grupper. Välj här den grupp du har lagt till dina medarbetare i. Det kommer dyka upp en pop-up ruta, där du kan se alla de medarbetare du har lagt till.
   
   
   
   
4. Du kan ändra i medarbetarens rättigheter i gruppen, genom att trycka på rutan under kolonnen "Roll". Här kan du välja mellan gruppadministratör och medlem. Medlem är detsamma som standardanvändare. Tryck härefter "Spara".
   
   

Nu är alla dina användare och grupper skapade, och du är snart helt klar för att använda Addo! Till sist rekommenderar vi att du går in och gör din första mall  så du är riktigt klar och får lite känsla för produkten.

Gör din första mall här

Något att det bästa med Addo är att det är enormt effektivt och sparar dig, dina medarbetare och dina kunder, massvis med tid. Om du ska skicka flera dokument av samma typ till underskrift - f. ex. anställningskontrakt - kan du göra en mall för hur det ska se ut varje gång.

För att se och lägga till mallar, ska du återigen trycka på det blå kugghjulet överst i höger hörn. I menyn ska du välja "Mallar".

Addo kan ju mycket mer än att bara hämta in underskrifter på enstaka dokument, så den orange pilen hänvisar till att du kan få en översikt över dina mallar för både dokumentunderskrifter, säker filöverföring och Addo Forms. I denna genomgång ser vi på mallar till dokumentunderskrifter, men du kan läsa mer om Addo Forms här, och säker filöverföring här.

Den gröna pilen visar dig var du skapar mallar för respektive dokumentunderskrifter, säker filöverföring och Addo Forms. Tryck på "Mall för dokumentunderskrifter" och följ denna guide för hur du skapar en ny mall.

Härligt! Du har satt upp ditt Visma Addo konto och är tip-top klar till start. Lek runt lite därinne och pröva de olika funktionerna - du kan starta med att skicka ditt första dokument till underskrift. 

I nästa steg ser vi på de olika funktionerna i inställningar. Dem kan du läsa mer om här.