Dokumentsignering

För att använda denna integrationslösning förutsätter det följande:

• Att ni har skapat en användare och lösenord i Addo Sign, som ni ska ange i eran MindKey så dokumenten överförs till eran Addo Sign.
• Att eran MindKey licens omfattar Dokumentsignering. Ta kontakt med eran konsulent för ytterligare information. Kom ihåg att skriva in den mottagna aktiveringskoden efter att Dokumentsignering är påslaget.
• Att ni i MindKey under Administration och Rollrättigheter för rättigheten Dokumentsignering kryssar i för de användarroller, om användare ska kunna använda den.
• Att ni i MindKey under Administration, Administration, Systemparametrar har angivit användarnamn och lösenord på eran Addo Sign användare.
• Att ni har skapat dokumentsigneringsmallar i Addo Sign.

Det är endast möjligt att skicka dokument av typen .pdf till signering och det kan endast skickas ett dokument åt gången. Det samma dokument kan inte skickas två gånger. Dokument skickas och returneras från Addo Sign (beroende på status) var 15 minut startande på timslag. Alla dokumentmallar i Addo Sign kommer vara tillgängliga för alla som kan använda dokumentsignering i MindKey.

Dokumentsigneringsmallar

Signeringsmallar skapas i Addo Sign och anger bl. a. om det ska notificeras med e-mail, SMS eller både och. Detta indikerar samtidigt om e-mail eller telefonnummer på mottagare ska vara ifyllt i MindKey. Dokumentsigneringen har inte support för Addo Sign's avancerade signeringflöde, som f. ex. ger möjlighet för att skapa grupper av mottagare, precis som det kan styras i vilken ordning det ska signeras. Ytterligare information om enkelt och avancerat signeringsflöde finns här. Mallar Skapas i Addo Sign genom att klicka på kugghjulet överst i höger hörn, klicka på Mallar i menyn till vänster, klicka på Signeringsmallar - signeringsflöden kommer nu vara tillgängligt nederst i dialogen (se mer om mallar här). Signeringsmallarna skapade i Addo Sign är inte tillgängliga i ögonblicket i MindKey, men synkroniseras automatiskt kl. 9, 12, 15, 18 och 21 (CET).

Skicka dokument

Dokument kan skickas till signering från följande funktioner:

• Medarbetare
• Ansökare (rektytering)
• Medarbetarrekvisitioner (existerande eller framtida ny medarbetare)

Bifoga den pdf som ska skickas till signering.

Klicka på Skicka till signering för att starta processen.

I fältet Signeringsmall, välj den Addo Sign-mall som ska användas. Nedanstående visas Addo Sign standard-signeringsmallar, där det i de två sista kolonnerna framgår hur mottagare meddelas.

Den medarbetare som dokumentet är bifogat på är vald som mottagare - se den förra skärmbilden. Beroende av vilken funktion som det skickas till signering från, kommer systemet föreslå möjliga fördefinierade roller i organisationen, markerade med grönt, som det fritt kan väljas mellan. Det kan väljas en eller flera undertecknare för organisationens del och det är alltid möjligt att välja till en eller flera villkorliga medarbetare. Till varje funktion finns det en fördefinierad prioritering av vilken e-mail som används till meddelande, medan deras firmamobil alltid används ifh. SMS meddelande.

• Medarbetare
  • Det används e-mail i prioritetad ordning intill att en e-mail finns:
    • Medarbetarens verksamhets e-mail
    • Medarbetarens privata e-mail
  • Här kan följande roller väljas:
    • Medarbetare
    • Hänvisar till manager
    • Avdelningsledare
    • Teckningsbehörig för avdelning
    • Sekundär ledare
    • Villkorlig annan
      
      
• Medarbetarrekvisition
  • Det används e-mail i prioritetad ordning intill att en e-mail finns:
    • Medarbetarrekvisitionens privata e-mail, om medarbetaren inte är tillagd ännu
    • Medarbetarens verksamhets e-mail
    • Medarbetarens privata e-mail
  • Här kan följande roller väljas:
    • Rekvisitionssökande (typiskt ledare som registrerar rekvisitionen)
    • Hänvisar till manager
    • Avdelningsledare
    • Teckningsbehörig för avdelning
    • Sekundär ledare
    • Villkorlig annan
      
      
• Ansökare
  • Det används e-mail i prioritetad ordning intill att en e-mail finns:
    • Ansökarens e-mail'
    • Medarbetarens verksamhets e-mail
    • Medarbetarens privata e-mail
  • Här kan följande roller väljas:
    • Jobbannonssökande
    • Ansvarig för jobbannonsen
    • Avdelningsledare för avdelning som är registrerad på jobbannons

Den av MindKey valda e-mailen kan inte ändras.

Mottagarna meddelas i den ordningen du har först och den näst först när förestående har godkänt.

Klicka på OK för att skicka dokumentet till signering.

Notera att om en eller flera mottagare inte har e-mail eller telefonnummer som ska användas i samband med den valda mallen, fås en mail när det klickas på Skicka till signering.

Telefonnummer i MindKey ska anges med landskod.

Det är inte möjligt att radera dokument som är en del av en aktiv signeringsprocess eller är signerat.

Signering i process

Du kan följa signeringsprocessen från det bifogade dokumentet.

I fältgruppen Signering visas:

• Status: Status på signeringen såsom Startat, Slutfört, Avbrytning förfrågat och Avbrutet
• Startdatum: Datum där signeringen startades
• Förfallodatum: Sista dag där det kan signeras
• Uppdaterat datum: Datum där dokumentstatus senast är uppdaterad
• Slutfört datum: Datum där dokumentet blev signerat

Under fliken Signeringsdeltagare visas information om mottagarna:

• Sekvens
• Namn
• E-mail
• Telefonnummer

Medan det under fliken Signeringslogg visas data från dokumentets logg i Addo Sign.

Avbrytning av signering

Det är möjligt att avbryta en skickad signering, men det är inte möjligt att avbryta en redan undertecknad transaktion.

Logg över händelser

Så länge signeringen är i process kan signeringsloggen följas i MindKey. Denna läser automatiskt av från Addo Sign och avspeglar vem och när en mottagare har skrivit under och/eller avbrutit en underskrift.

Returnering av undertecknat dokument

När det skickade dokumentet är signerat i Addo Sign returneras det undertecknade dokumentet automatiskt till MindKey och ersätter det icke-undertecknade dokumentet.

Översikt över dokument relaterade till signering

Du kan få en översikt över dokument relaterade till signering från:

• Medarbetare: Under Organistation, Administration och Medarbetardokument
• Medarbetarrekvisitioner: Under Organiation, Administration och medarbetarrekvisitionsdokument
• Ansökare: Under Rekrytering, Administration och Ansökardokument

I ovanstående välj vyn Signering och i Aktuella perioder välj den period som det ska visas dokument för. Dokumentöversikten kommer nu visa:

• Namn/Ansökare: Namn på medarbetare/ansökare
• Beskrivning: Namn på dokumentet
• Status: Status på signeringen såsom Startat, Slutfört, Avbrytning förfrågat och Avbrutet
• Startdatum: Datum där signeringen startades
• Förfallodatum: Sista dag där det kan signeras
• Uppdaterat datum: Datum där dokumentstatus senast är uppdaterad
• Slutfört datum: Datum där dokumentet blev signerat