Som administrator på ett konto har man möjlighet för att skapa mallar till de olika grupperna. En användare på kontot som är placerad i en grupp, har endast tillgång till de mallar som hör till gruppen.

Du skapar en mall under inställningar. Bilden nedan ger ett exempel på att skapa en mall till gruppen "HR".

För att redigera en mall klickar du bara på en mall som finns i förväg.

För att radera en mall trycker du på den från listan som du vill radera, och rullar ned i botten där du hittar en röd radera knapp.

Om en mall ligger i standardgruppen har alla användare tillgång till dem, och om man har rollen administrator har man tillgång till alla mallar i alla grupper.

8 steg för att skapa en mall:
Steg 1. Grundläggande inställningar
Steg 2. E-postinnehåll
Steg 3. Inbjudan
Steg 4. Tidsfrist och påminnelsemeddelande
Steg 5. Enkla frågor
Steg 6. Kvittensmeddelande
Steg 7. Sida för slutförd signering
Steg 8. Signeringsflöde

Grundläggande inställningar

Här har du möjlighet för att ställa in standarden för avsändande, underskrift och distribuering för mottagaren för transaktioner skapade med denna mall.

E-postinnehåll

Det är möjligt att bestämma språket på det mail som skickas till mottagaren, både för standardmeddelanden, men också den icke-redigerbara texten som exempelvis knappar. Dessutom kan du välja vilken information som du önskar blir transparant i meddelandet. Notera att om språket ändras kommer en popup-ruta fråga om du önskar att ändra språket i standardmeddelandena med ett annat standardmeddelande på det valda språket.

Inbjudan

Ett standardmeddelande följer med mallen när den skapas, och du kan välja att anpassa meddelandena och ämnet som undertecknaren tar emot med inbjudan till de dokument som ska skrivas under. Genom att välja en av standardparametrarna från dropdown-listan, kommer valda parametrar ersättas av passande information. Exempelvis kommer %recipientname% skriva namnet på mottagaren. Notera vänligen att %signingportalurl% ska vara med om detta meddelande ska skickas som SMS. %signingportalurl% är alltid med i de standardmeddelanden som Addo automatiskt använder om det inte ändras i "Inbjudan".

Tidsfrist och påminnelsemeddelande

Alla transaktioner ska ha ett utgångsdatum, men det är upp till dig att bestämma hur länge fristen varar. Som standard står den till 14 dagar med ett mellanrum mellan påminnelser på 14 dagar, och ett sista meddelande 1 dag före tidsfrist. Nedanför de inställningar är det möjligt att skriva ett meddelande för påminnelsen, som tidigare nämnt följer det et standardmeddelande när mallen skapas, men det kan anpassas som man önskar.

Enkla frågor

Genom att välja till enkla frågor till mallen kommer undertecknaren ha möjlighet för att svara på en anpassad fråga efter dokumenten är undertecknade. Genom att välja till enkla frågor till mallen kan du välja hur undertecknaren ska svara. Det finns möjlighet för en kort eller lång text, ja/nej, eller genom att ladda upp en fil.

Genom att välja att frågorna är obligatoriska betyder det att alla som kan svara på frågor, ska svara på frågan. Var dock uppmärksam på att om du väljer till enkla frågor, ska du också välja om undertecknaren ska ha möjlighet för att svara. Det väljer du under grundläggande inställningar som visat på bilden nedan.

Detta kan ändras både på "Mallen" eller när det läggs till en undertecknare på "Skicka"-sidan. Ändras det på mallen, kommer ändringen vara permanent.

Kvittensmeddelande

Som de tidigare meddelanden finns det ett standardmeddelande när mallen skapas, men du har möjlighet för att anpassa det som det passar dig.

Detta meddelande visar det undertecknaren tar emot på SMS eller email när transaktionen är genomförd, om det är valt under grundläggande inställningar.

Sida för slutförd signering

Denna meddelanderuta följer principerna från tidigare rutor, förutom att det inte existerar ett meddelande när mallen skapas. När undertecknaren har skrivit under och efter de eventuella enkla frågorna är besvarade, kommer de mötas av detta meddelande, om du har skrivit i denna ruta.

Signeringsflöde

Du har möjlighet för att bestämma om mallen ska bestå av ett enkelt eller avancerat signeringsflöde, som standard är det simpelt. Ett enkelt signeringsflöde skickar alla dokumenten till alla mottagare, antingen på en gång eller i en bestämd ordning. Med ett avancerat signeringsflöde kan du välja vilken mottagare som ska ta emot vilka dokument och när.

Några funktioner är dock unika för ett simpelt signeringsflöde, de kan ses i bilden ovanför.

• Dokument: Det är möjilgt att fästa ett dokument till mallen så det följer med när mallen blir vald. Det är möjligt att välja bort den från enskilda transaktioner när mallen används. Detta är endast möjligt vid enkelt signeringsflöde.
• Undertecknare: Det är möjligt att fästa undertecknare till mallen så de följer med när mallen blir vald. Det är möjligt att välja bort den från enskilda transaktioner när mallen används. Detta är endast möjligt vid enkelt signeringsflöde.
• Mottagare av kopia: Det är möjligt att fästa mottagare av kopia till mallen så de följer med när mallen blir vald. Det är möjligt att välja bort den från enskilda transaktioner när mallen används. Detta är endast möjligt vid enkelt signeringsflöde.
• Inbjudan till datakampanj: Om mallen bli använd till Addo Forms kan du här välja vilket meddelande undertecknarna får när de tar emot transaktionen.
• Påminnelse om datakampanj: Om mallen bli använd till Addo Forms kan du här välja vilket meddelande undertecknarna får när de tar emot en påminnelse.
• Avsändarens utskicksmetoder: När transaktionen är genomförd kommer du ta emot en kopia av det undertecknade dokumentet. Här kan du välja hur du vill ta emot dokumentet. Addo utan några integrationer har endast möjlighet för att skicka på mail, men lägger du till Google Drive eller liknande kan man välja att ta emot det undertecknade dokumentet på den valda integrationen. Läs mer om våra integrationer här, under fliken "Integrationer".