Ett signeringsflöde är den process en transaktion går igenom från start till slut, och här har du möjligheten att välja mellan Enkel och Avancerad.
Ett enkelt signeringsflöde vill säga att alla dokument skickas till alla mottagare. Det är möjligt att bestämma om mottagarna ska underteckna, eller bara se de enskilda dokumenten som bilagor.
Vi är väl medvetna om att en transaktion kan vara mer komplex än så, och för att undgå att behöva dela upp transaktioner i små bitar, har vi alternativet att välja ett avancerat signeringsflöde.
Med ett avancerat signeringsflöde kan du anpassa vilka personer som tar emot specifika dokument. Det kan vara praktiskt i situationer där alla ska se de samma dokument, men det varierar mellan vem som ska skriva under.
Mallinställningar
För att skapa en transaktion med ett avancerat signeringsflöde ska du först skapa en mall med avancerat signeringsflöde. Följande är en steg-för-steg guide till hur du gör det.
- Klicka på kugghjulet överst till höger i Addo.
- Välj Mallar i menyn till vänster.
- Välj en mall du önskar att redigera eller skapa en ny mall.
- Rulla ned tills att du hittar överskriften Signeringsflöde.
- Välj Avancerad.
Det är dock inte nog att byta typ av signeringsflöde, då avancerat kräver att det blir uppsatt till den process du önskar att den ska följa. Nedanför är en steg-för-steg guide till hur det avancerade signeringsflödet anpassas.
- Som det första skapar du Undertecknarroller. Addo använder sig av rollerna för att kunna se skillnad på de olika undertecknare. När en undertecknare läggs till i denna mall ska du välja vilken undertecknarroll som ska tilldelas.
- Nästa steg är att skapa Dokumentgrupper. En dokumentgrupp kan innehålla ett eller flera dokument och är designat till att Addo kan se skillnad på vilka dokument som ska skickas till de olika undertecknare.
- Vi är nu redo för att bestämma vilka roller som ska skriva under på de olika dokumentgrupper och i vilken ordning det ska göras. Nedanför är ett exempel på hur det kan sättas upp. Ordningen ska läsas från 1:e signering och mot 4:e signering. I exemplet ska alla personer med rollen Lärling och Ledare först skriva under dokumenten i Löneavtal-gruppen. Därefter ska Lärling- och Avd. Ansvarig-rollen ta emot Anställning- och Schema-gruppens dokument.
Din mall är färdig och du kan nu spara den och börja att arbeta med den.
När en avancerad mall väljs till en transaktion, ser den lite annorlunda ut än om den hade varit med enkelt signeringsflöde, eftersom att du ska ha möjlighet för att koppla dokument till en dokumentgrupp och ge mottagarna några roller. Följande är bilder som följer tidigare exempel.
När flödet är uppsatt som önskat, kan det nu tryckas "Skicka". Notera: Det är endast undertecknare i "1:e signering" som nu kommer ta emot en email/SMS-inbjudan för att skriva under. När det är undertecknat av bägge parter, fortsätter signeringsflödet till "2:e signering".
