Kopplad utskrift används till att skicka standard- eller personifierade dokument till många mottagare.

För att skapa transaktioner med Kopplad utskrift i Addo behöver du två dokument

• Kopplingsdokument
• Dataset i form av en CSV-fil

Notera: Det är möjligt att använda ett Word-dokument utan kopplingsfält, om det är tal om ett standarddokument, som inte behöver bli personifierat. Detta kan vara användbart om det är tal om många undertecknare.

Uppbyggning av Kopplad utskrifts dokument utan kopplingsfält

Om det dokument du önskar att skicka till flera undertecknare ska ha identisk layout, formatering, text och bilder, kan du välja att göra kopplad utskrift utan kopplingsfält. Följande är en steg-för-steg guide över hur du skapar ett sådant dokument. Det förväntas att du har ett Word-dokument sparat som -docx på förhand.

1. Hitta Kopplad utskrift fliken i Addo och välj den utskickningsmall du vill använda.
2. Nästa steg är att ladda upp den Word-dokument som ska skickas till undertecknarna. 
3. Det sista som ska laddas upp är det dataset, som passar till kopplingsfilen. Det är härifrån all information om mottagarna blir hämtat från, så det är viktigt att filen är korrekt. Vi rekommenderar att trycka Ladda ner CSV mall.
4. Mallen som laddas ned öppnas i Excel och härifrån kan du se några fördefinierade kolonner.
5. Fyll i den data som det är behov för under de rubriker som är genererade, och härefter sparas filen som CSV med UTF-8.
6. Tillbaka i Addo väljer du Ladda upp CSV-fil som innehåller kopplade data och laddar upp det dataset du precis har fyllt i.
7. När filerna är uppladdade, ska du trycka Validera och då blir det checkat om filerna passar ihop. Om det är fel, nämner systemet vilka fält du ska checka i CSV-filen.
8. Du blir nu visad en presentation av de transaktioner som kommer skapas på bakgrund av din Kopplad utskrift process.
9. Om allt ser ut som det ska trycker du Skicka och Addo kommer påbörja transaktionerna utifrån dina dokument. Notera att det kan ta lite tid innan alla transaktionerna är skapade.

Förbered ditt dataset

Om du önskar att personifiera ditt Word-dokument till den enskilda undertecknaren, ska du förbereda ditt dataset. Det är denna data som kommer definiera vilken information som ska sättas in på kopplingsfälten i Word-dokumentet. Datasettet kommer bli illustrerat i Excel, men det är möjligt att öppna i andra program också.

1. Öppna ett Excel-dokument och definiera kolonnrubriken för varje styck information du önskar att inkludera, exempelvis namn, adress, e-mail.
2. Fyll i information för varje person som ska inkluderas i transaktionerna.
3. Spara Excel-dokumentet på datorn.
   
   

Integrera din kopplingsdata till ditt Word-dokument

När du har förberett ditt dataset, är det redo att bli kopplat med Word-dokumentet. Följande är en steg-för-steg guide till att göra kopplingsfält i Word-dokumentet.

1. Öppna Word, tryck på fliken Utskick och välj Starta koppling av dokument. Från den menyn väljs Step-by-Step Mail Merge Wizard.
2. Ett Kopplad utskrifts fönster kommer nu öppnas, där en önskade filtypen väljs.
3. Du kommer nu bli bedd om att öppna ett redan existerande dokument eller starta ett nytt och trycka nästa.
4. Som nästa steg kommer du bli bedd om att välja mottagare av dokumentet och här väljer du Använd en befintlig lista. Här väljer du datasettet du förberedde tidigare.
5. Som det nästa kommer ett fönster med mottagarna från datasettet dyka upp, och här har du möjlighet för att dubbelchecka. 
6. Klicka OK och nu kommer dina kopplingsfält vara sparade på bakgrund av innehållet från datasettet.
7. För att sätta in ett kopplinsfält går du in under fliken Utskick och klickar Infoga kopplingsinstruktion.

Härifrån kan du sätta in kopplingsfiler i Word-dokumentet. Det kommer vara tydligt vilka som är kopplingsfält. När du har skrivit in allt i ditt dokument, är du klar till att skicka det med Visma Addo. Följande är en steg-för-steg guide för precis det.

1. Öppna Visma Addo i din browser, tryck Kopplad utskrift och välj vilken utskickningsmall som ska användas.
2. Ladda upp det kopplingsdokument du har förberett.
3. Ladda upp ditt dataset eller ladda ned en mall på bakgrund av ditt kopplingsdokument och fyll i den nödvändiga datan. Notera att datasettet ska sparas som en CSV-fil.
4. Nu när allt är uppladdat trycker du Validera och väntar på att Addo anpassar filerna till varandra.
5. Om det är fel kommer det bli nämnt i en lista nedanför, med referenser till var felet uppstår. Om det inte uppstår något fel är du klar till att trycka Skicka.
6. När alla tidigare steg är följda är du klar till att skicka. Var dock uppmärksam på att större kopplingar kan ta längre tid för systemet och du ser därför möjligtvis inte alla transaktioner med det samma.