I Addo Sign är det enkelt att samla in data från dina undertecknare med funktionen "Enkla frågor". När ett dokument skickas för underskrift kan din mottagare svara på frågorna efter att han/hon skrivit under dokumentet och svaren skickas sedan till dig i ett separat mail.

I den här steg-för-steg-guiden visar vi dig hur du använder funktionen "Enkla frågor".

Ställ in enkla frågor
Få svaren tillbaka
Skicka en försändelse med enkla frågor
Så här ser det ut för mottagaren

 

Ställ in enkla frågor

När du som administratör ska sätta upp Enkla frågor behöver du bara gå in i inställningar, mallar och skapa eller välja den mall där du vill få information från undertecknaren.

1. Tryck på inställningar
2. Tryck på Mallar
3. Välj den mall som du vill aktivera enkla frågor på eller skapa en ny mall.

 

 

När du har skapat eller valt mallen där du vill aktivera Enkla frågor, scrolla ner på sidan och kryssar i fältet "Enkla frågor". När du gör detta får du även möjlighet att bocka av en ny ruta: "Enkla frågor måste besvaras". Om du kryssar i det här fältet ska alla du skickar denna försändelse till fylla i enkla frågor som standard. När Enkla frågor är aktiverat kan du "lägga till en fråga"

1. Scrolla ner till "Enkla frågor" som ligger mellan "Tidsfrist och påminnelsemeddelande" och "kvitteringstext"
   Sätt en bock vid "Lägg till en fråga"
2. Aktivera "Enkla frågor måste besvaras" om varje mottagare måste svara på enkla frågor vid sändning.
3. Tryck på "Lägg till en fråga" för att skapa frågorna som mottagaren ska svara på.

 

 

 

När du trycker på "Lägg till en fråga" kommer en pop-up upp som låter dig skapa alla frågor som mottagaren ska svara på.

Frågor kan bestå av följande:

Textfält: Detta är ett fält där du kan svara med text. Det kan vara frågor som kan besvaras med ett enda ord, nummer eller en kort mening.

Textområde: Detta är ett fält där du kan svara med mer text. Det kan vara frågor som ska besvaras med en längre text eller en beskrivning.

Radioknappar: Detta är ett fält där du kan svara med ett ja/nej.

Filuppladdning: Här har mottagaren möjlighet att ladda upp en fil. Detta kan vara en bild, pdf, excelark eller något helt annat.

1. Välj vilken typ av information du vill få från mottagaren.
2. Välj om denna information krävs för att mottagaren ska kunna fortsätta med signeringsprocessen.
3. Ställ din fråga till mottagaren.

Se hur enkla frågor detta kan se ut för mottagaren här

 

Få svaren tillbaka

Svar på enkla frågor följer alltid avsändarens distributionsmetod. Med avsändarmetod avses det sätt på vilket de undertecknade dokumenten och svaren på enkla frågor skickas till avsändaren. Det kan vara till avsändarens e-postadress eller ett antal integrationsalternativ. Dessutom skickas dokument och svar från Simple Questions också till mottagare av kopior. Observera att svaren kommer som .XML-filer (för textsvar och ja och nej), och i övrigt de filtyper som laddas upp. Vissa integrationer har inte stöd för .XML och bilder, bland annat Visma HR, e-Boks och Digital Post.

 

Vi kommer att visa här hur du bestämmer var svaren från enkla frågor ska skickas till.

Gå in i din mall, som här.

1. Först måste du gå in i inställningar. Tryck på kugghjulet i det övre högra hörnet, till vänster om ditt användarnamn.
2. Tryck på mallar.
3. Välj den mall där du har ställt in dina enkla frågor.

 

När du är inne i mallen rullar du ända ner till botten där du ser en flik med Avsändarens utskicksmetoder. Här väljer du hur du vill att de undertecknade dokumenten ska returneras samt svaren på de enkla frågorna. Du kan läsa mer om metoder för sändarfördelning här.

1. När du har rullat ner till botten trycker du på Avsändarens utskicksmetoder
2. En lista över tillgängliga distributionsmetoder visas. Observera att du under avsändarens utskicksmetoder alltid kan välja "avsändarens e-post" och att andra alternativ läggs till under integrationer i dina inställningar. Välj här hur du vill att dokument och svar ska skickas tillbaka till dig. Du kan välja mer än en metod här
3. När du har valt distributionssättet för avsändaren trycker du på Spara för att spara mallen

 

Som ett alternativ kan du också välja att använda mottagare av kopia för att ta emot dokument och svar via e-post om de behöver skickas till en annan e-postadress än din egen. Du kan antingen lägga till en kopiemottagare när du skickar dokumenten eller lägga till dem direkt i mallen om samma e-postmeddelande behöver ta emot dokument och svar varje gång. Du kan när som helst göra ändringar i varje utskick.

1. Klicka på fliken mottagare av kopia längst ner i mallen.
2. Tryck sedan på Lägg till mottagare av kopia
3. En popup-rutan visas. Lägg till namn och e-post
4. Tryck på Lägg till. Du kan lägga till fler mottagare av kopior om du vill, genom att följa steg 2-4 igen.
5. Tryck sedan på spara för att spara mallen

Kopieringsmottagaren får nu dokumenten och svaren på de enkla frågorna som standard.

 

Så fungerar det som avsändare

När funktionen "Enkla frågor" är inställd i mallen under inställningar enligt ovan, kommer Enkla frågor att aktiveras för denna försändelse och mottagaren måste svara på Enkla frågor.

Detta kommer att synas på 2 sätt.

När du lägger till en undertecknare, samt när du är i sista steget innan du skickar dokument för underskrift.

1. Det finns nu ett fält i "Ytterligare alternativ" som ger möjlighet att aktivera eller inaktivera Enkla frågor.

 

Om du väljer att Enkla frågor ska besvaras för denna mottagare, och går därför vidare till meddelandetexter mm., du får nu möjlighet att välja vilka Enkla frågor som ska gälla för denna mottagare.

1. Ett nytt dropdown-fält har lagts till som ger möjlighet att bestämma vilka Enkla frågor denna mottagare ska svara på.
2. Om detta fält vecklas ut, kan du markera/avmarkera de olika frågorna.

 

Hur ser det ut för mottagaren?

När dokumenten har skickats för signering kommer mottagaren i första skedet att gå igenom ett normalt flöde där dokumenten signeras. Efter detta, i den andra fasen, kommer mottagaren att mötas av de Enkla frågorna som avsändaren har valt att undertecknaren ska svara på.

1. När undertecknaren har undertecknat dokumentet kommer personen att tas till en ny flik i processen där de måste svara på de enkla frågorna.
2. Textfältet, som är ett mindre område där du kan skriva in kort text.
3. Fältet Textområde, som är ett större område där du kan skriva in mycket text.
4. Fältet Radioknappar, som är avsett för ja/nej-frågor
5. Fältet Filöverföring, som låter dig ladda upp en fil. Detta kan antingen vara en bild, PDF eller Excel.
6. Fält markerade med röd stjärna är obligatoriska och undertecknaren kan inte fortsätta processen förrän personen har fyllt i detta fält.

 

Både avsändaren och mottagaren får en kopia av svaren. Undertecknaren får bara svaren på frågorna, men avsändaren får också en XML-fil. Observera att om avsändarens utskicksmetoder är inställd på till exempel Visma HR, e-Boks eller Digital Post kan XML-filen inte inkluderas.

Exemplet nedan visar när du som avsändare får svar på frågor. Ämnesfältet är markerat med ett transaktions-ID, vilket gör det enkelt för dig att hitta transaktionen i din Översikt i Addo Sign.

1. Transaktions-ID visas både i rubriken och i själva e-postmeddelandet. Detta kan användas för att söka efter transaktionen i Addo Sign.
2. Här får du svaren på frågorna du har ställt till mdotager.
3. Filerna som bifogas i Enkla frågor kommer att bifogas till e-postmeddelandet du får efter att du har svarat.
4. Avsändaren kommer också att få en .xml-fil bifogad till e-postmeddelandet