Hur använder du kopplad utskrift?

I Visma Addo är det möjligt att skicka det samma dokument till mer än en undertekcnare, kombinerat med personlig information, för att effektivt få underskrifter från många undertecknare på en gång. Genom att använda Kopplad utskrift undgår du att skriva in all personlig information för varje transaktion manuellt. Kopplad utskrift kan f. ex. personalisera dokument med individuella namn, adresser eller medlemsnummer.

För att använda Kopplad utskrift i Visma Addo behöver du två dokument:

Dokumentet till koppling av mail, dvs. Word-dokumentet som du önskar att skicka. Detta dokument ska innehålla kopplingsfält för att kunna ta emot den personliga informationen du vill sätta in.
Datasettet som innehåller den information du vill koppla med ditt Word-dokument. Kopplingsfilen ska laddas upp i ett CSV-format. Du kan också ladda ned en CSV-mall.

Skicka dokument till underteckning med kopplad utskrift

Utskickningsmall: Du ska välja en mall du vill använda till insamling av underskrifter
Kopplingsdokument: Här ska du ladda upp ditt MS Word-kopplingsdokument från din dator. (Efter uppladdning av kopplingsdokumentet kommer det bli skapat en .csv dataset-mall med fält tillsvarande dem i ditt kopplingsdokument)
Dataset: Ladda upp din kopplingsfil med dit dataset i. Den innehåller det dataset du vill koppla till ditt Word-dokument.
Kopplingsfilen ska laddas upp i CSV-format (UFT-8 för att stödja specialtecken som ÅÄÖ), du kan läsa mer om UFT-8-formatet här.
Klicka på Validera för att validera innehållet av datasettet. Om innehåller är giltigt, visas en lista över alla undertecknare och deras personliga information. Här kan du också se ett exempel på varje dokument.
Klicka på Skicka för att skicka dokumenten till underskrift, och det är nu möjligt att se alla transaktionerna i transaktionsöversikten.

Skapandet av ett Kopplad utskriftsdokument (Kopplingsdokument)

Kopplad utskrift används till att skapa dokument till flera mottagare/undertecknare, som kan innehålla både standard och anpassat innehåll, som ska skickas till flera mottagare. För att använda Kopplad utskrift i Visma Addo ska du ha två dokument, nämligen ett:

Dokument till Kopplad utskrift
Dataset

Notera! Ett Word-dokument utan kopplingsfält kan också användas i Visma Addo. Detta kan vara bra när du f. ex. har ett dokument som ska skickas till flera mottagare, där personlig information inte ska sättas in.

Skapandet av ett Kopplingsdokument utan kopplingsfält

Om du ska skicka ett dokument ned identisk layout, formatering, text och grafik, men har behov för att skicka det till flera mottagare till underskrift, kan du skapa ett kopplingsdokument utan kopplingsfält. Vägledningen kräver att du har skapat och färdiggjort ditt dokument i Word och sparat det som ett .docx-format.

Gå till fliken Kopplad utskrift i Addo och välj den utskickningsmall du vill använda.
Därefter ska du ladda upp ditt kopplingsdokument, som ska skickas till flera mottagare.
När du har laddat upp dokumentet ska du ladda upp din kopplingsfil (dataset). För att försäkra att Visma Addo har den riktiga informationen om mottagarna i förhållande till den valda utskickningsmallen, rekommenderar vi att ladda ner den CSV-mall som blir skapad efter uppladdning av ditt kopplingsdokument.
Den nedladdade CSV-mallen öppnas som ett Excel-ark, där Addo har fördefinierat kolonnöverskrifterna som är nödvändiga för att signeringen kan utföras.
Fyll i kopplingsdata under överskrifterna och spara spara arket som en CSV-fil när det är färdigt på din dator.
Välj nu "Ladda upp CSV-fil som innehåller kopplade data", och ladda upp den CSV-fil du precis har förberett.
När filen är uppladdad ska du klicka på Validera för att försäkra att kopplingsdatan är korrekt.
Här visas listan över transaktioner som Addo vill utföra, och du får möjligheten för att kontrollera om informationen är korrekt, och du kan se exempel på de enskilda transaktionerna.
När datan är validerad, ska du klicka på Skicka.
Var uppmärksam på att beroende på mängden av skickade dokument, kan det ta lite tid innan transaktionerna visas i fliken Översikt.