Ved opprettelse av et Addo-skjema er det nødvendig å knytte skjemaet til en signaturmal, da denne inneholder ulike regler og krav som gjelder før eller etter at mottakeren fyller ut skjemaet.

Signaturmalen bestemmer hvordan man identifiserer, signerer, hvilken formulering mottakerne får, om mottakeren får en kvittering etter signering, om det skal være kopimottakere eller spesielle designparametere i signaturvinduet.

Hva er en signaturmal
Hvordan lage en signaturmal
Knytt signaturmalen til en form

Hva er en signaturmal

En signaturmal bestemmer alle andre områder enn utseendet til et skjema, samt hva som skal fylles ut i et skjema. Skjemaet består av felter som skal fylles ut som en del av en prosess der signaturmalen bestemmer:

• Hvordan distribuere skjemaet
• Hvordan mottakeren identifiserer og signerer dokumentet
• Skal underskriver få kvittering
• Kan respondenten legge til flere underskrivere
• Hvilken formulering vil mottakeren få
• Hvor ofte mottakeren blir påminnet
• Skal det være faste dokumenter, vedlegg, underskrivere eller kopimottakere

Minst én signaturmal må være opprettet før du kan opprette et skjema for kringkasting eller bruke skjemaet for en offentlig lenke. Derfor vil det som alltid være minst 1 mal i maloversikten for Addo Forms.

Derfor, hvis du lager et skjema, vil du kunne se at i "maler for skjemasignaturer" vil det vises en generisk mal som vist på bildet nedenfor

Hvordan lage en signaturmal

For å lage en signaturmal, gå til maldelen av innstillingene dine. Når du er i malinnstillingene vil du lande på maler for vanlige signaturer. Her velger du derfor "Maler for signering av Addo-skjemaer", hvor du kan se dine eksisterende maler for Addo-skjemaer og lage nye:

1. Trykk på "Innstillinger"
2. Velg "Maler" i linjen til venstre.
3. Velg deretter "maler for signering av Addo-skjemaer" i den øverste linjen
4. Deretter klikker du enten på en eksisterende mal du vil redigere eller oppretter en ny mal ved å klikke på "Opprett ny: Addo Forms-maler"

Når du har opprettet eller ønsker å redigere en signaturmal for et skjema, er det likt å lage en annen signaturmal med noen få endringer angående skjemaer. Før du tilpasser malen din, velg et navn som passer, som "E-post med NemID" som et eksempel kan passe til noen få former uten å være for spesifikk. Et annet eksempel kan være å kalle det noe som relaterer seg til prosessen eller formen det må knyttes til.

1. Velg et passende navn for malen. Enten generisk eller passende for skjemaet/prosessen.
2. Velg hvilken måte mottakeren av skjemaet skal motta det.
3. Velg identifikasjon og signeringsmetode
4. Velg om mottaker skal få en kvittering etter signering, og for hvilken.
5. Under Passord på underskrivers ferdige kopi kan du bestemme om dokumentet skal krypteres etter ferdigstillelse. I andre alternativer kan du bestemme om flere dokumenter kan signeres og godkjennes med én signeringsnøkkel, om respondenten kan legge til flere underskrivere og om det skal være mulighet for å sette inn en signatur før sending.
6. I E-postinnhold bestemmer du hvilken informasjon som skal være synlig i e-posten som mottakeren skal motta sammen med skjemaet

Merk: Hvis den offentlige lenken brukes, vil ikke «Send melding til» og «E-postinnhold» være relevante, da mottakeren ikke vil motta melding om å fylle ut et skjema.

Det neste området du kommer til, når du setter opp malen, er området rundt frister og meldinger til mottaker.

Det er her du kan skreddersy formuleringen slik at den passer med det som skal skje i prosessen, samt gi et godt inntrykk av deg som bedrift.

1. Invitasjonsvarsel er invitasjonsvarselet for å fylle ut og signere malen. Dette er beskjeden mottakeren først og fremst får, uavhengig av hvilken varslingsmetode som velges
2. Frist kan fastsettes under utløpsdato. utløpsdato avgjør hvor lang tid mottakeren har på å fylle ut og signere skjemaet
   «Send varsel hver x. dag» avgjør hvor ofte mottakere skal motta et varsel om at personen har noe de trenger å svare på.
   "Endelig varsling" Bestemmer siste dag som personen varsles.
3. Påminnelsesmeldingen er meldingen som sendes til mottakeren hver gang varslingsdatoene aktiveres.
4. Enkle spørsmål er muligheten til å stille flere spørsmål etter signering. Mer om enkle spørsmål her
5. Bekreftelsesmeldingen er meldingen som mottakeren mottar etter signering, enten med eller uten det resulterende dokumentet.
6. Meldingen på Signering Fullført Siden er en melding som kommer etter at signaturen er fullført, inne i signaturengs vindu.

Sist, men ikke minst, er det noen elementer på slutten av malen som kan hjelpe med å automatisere enkle oppgaver som:

• Legg til generiske underskrivere
• Legg til faste dokumenter eller vedlegg
• Legg til en kopimottaker i flyten, som for en kvittering etter signering
• Velg hvilken integrasjon som skal brukes etter signering
• Om designet skal se annerledes ut
• Om du skal generere en samtale via Web Hooks.

1. Dokumenter gir mulighet for å legge til faste dokumenter som enten må signeres eller godkjennes (Som vedlegg) etter at skjemaet er fylt ut.
   Dette kan være forretningsbetingelser, leveringsbetingelser, samtykke mv.
2. Ekstra underskrivere gir mulighet for å legge til faste underskrivere som får dokumentet til underskrift/godkjenning etter at respondenten har fylt ut skjemaet og signert.
3. Mottakere av kopi gir mulighet til å sende en kopi til andre interesserte parter eller avdelinger etter at skjemaet og eventuelle tilhørende dokumenter er signert av alle parter i prosessen.
4. Senders distribusjonsmetoder gir muligheten til å sende de signerte dokumentene til en serverstasjon, en google drive, Visma HR eller andre integrasjoner som er knyttet til kontoen din.
5. Design gir mulighet til å skreddersy logo og farger i prosessen, dersom dette skal være annerledes enn hovedkontoen.
6. Webhooks gir mulighet for å videresende underskriver til en bestemt side etter signering, eller at du via webhooks mottar statusendringer i ditt eget system via anrop fra vårt system.

Knytt signaturmalen til et skjema

Når du har opprettet skjemaet ditt, må du knytte det til en signaturmal.

Dette gjøres ved først å gå til skjemaet du har laget og deretter velge malen i den oransje boksen øverst.

1. Trykk på "Innstillinger"
2. Velg "Form" i menylinjen til venstre
3. Trykk på skjemaet du vil legge ved malen til.

Nå kommer du inn hvor du kan redigere skjemaet og den oransje linjen vil være synlig midt på skjermen.

Her velger du malen som skal legges ved skjemaet.

1. I den oransje linjen trykker du på rullegardinlisten.
2. Deretter velges malen som skal knyttes til skjemaet
3. Viktig! rull til slutt ned til bunnen og trykk på Lagre

For en mer dyptgående forklaring av maler generelt klikk her.