(Videoen er på dansk)

Som administrator av en konto har du mulighet til å lage maler for de ulike gruppene. En bruker på kontoen, som er plassert i en gruppe, vil kun ha tilgang til malene som tilhører gruppen.

Du lager maler under innstillinger. Bildet nedenfor gir et eksempel på å lage en mal for en regnskapsgruppe. 

For å redigere en mal, klikk ganske enkelt på en mal som allerede eksisterer. For å slette en mal trykker du på den fra listen du ønsker å slette og scroller ned til bunnen, her finner du en rød sletteknapp.

8 trinn for å lage en mal
Trinn 1. Grunnleggende innstillinger
Trinn 2. E-postinnhold
Trinn 3. Beskjed om invitasjon
Trinn 4. Frist- og purrevarsel
Trinn 5. Enkle spørsmål
Trinn 6. Kvitteringstekst
Trinn 7. Signering utført-side
Trinn 8. Signeringsflyt

Grunnleggende innstillinger

Her har du muligheten til å sette standarden for sending, signering og distribusjon til mottakerne av transaksjoner opprettet med denne malen.

1. Varsling – Her velger du hvilken metode som skal brukes for å sende et dokument til mottaker
2. Identifikasjon – Her velger du om mottakeren må identifisere seg før de får tilgang til dokumentet som er sendt til dem. Det er også her du velger hvilken identifikasjonsmetode som i så fall skal brukes.
3. Signaturmetode – Her velger du hvilken vei underskriver skal signere dokumentet som sendes til dem.
4. Kvittering – Velg her om mottakeren skal få tilsendt en kvittering når alle dokumenter er signert av alle parter. Hvis "nei" er valgt, vil ikke personen bli varslet. Hvis «Uten dokumenter» er valgt, får de melding om at det er signert av alle parter, men det er ikke vedlagt noe dokument. Hvis "Med dokumenter" er valgt, sendes også dokumentet med.
   Velger du å sende en kvittering kan du også velge hvor dokumentet skal sendes til.
5. Passord - Her velger du om det signerte dokumentet skal krypteres når underskriver mottar det. samt hva slags kode som brukes.
6. Ekstra alternativ - 4 alternativer kan velges:
   Signer flere dokumenter med én signatur (signeringsnøkkel) – Lar mottakeren av et dokument signere flere dokumenter med én signatur. Dette vil også lagre avsenderkreditter hvis det er mer enn ett dokument. Du kan lese mer her
   Kan godkjenne alle vedlegg samtidig – Lar en underskriver godkjenne alle vedlegg samtidig, selv uten å lese dem.
   Må svare på enkle spørsmål - Dersom det er laget enkle spørsmål i malen kan du aktivere at disse skal besvares som standard. Du kan lese mer om Enkle spørsmål her
   Kan plassere underskriverens signatur i dokumentet - Lar avsenderen plassere signaturen et sted i dokumentet. Merk: Dette har ingen juridisk effekt og er rent kosmetisk. Du kan lese mer om Stedssignatur her

E-postinnhold

Det er mulig å bestemme språket på e-posten som skal sendes til mottakeren, både for standardmeldinger, men også den uredigerbare teksten som for eksempel knapper. I tillegg kan du velge hvilken informasjon du ønsker skal være transparent i meldingen. Merk at hvis språket endres, vil en pop-up-boks spørre om du vil endre språket på standardmeldingene, det er ikke en oversettelse men en erstatning av meldingen som vises, med en annen standardmelding på det valgte språket.

Beskjed om invitasjon

En standard melding følger med malen når den lages, du kan velge å tilpasse meldingen og emnet som underskriveren vil motta med invitasjonen til dokumentene som skal signeres. Ved å velge en av standardparametrene fra rullegardinlisten, vil den valgte parameteren bli erstattet av passende informasjon. For eksempel vil % recipientname% skrive navnet på mottakeren. Vær oppmerksom på at % Signingportalurl% må inkluderes hvis denne meldingen sendes som en SMS. % signingsportalurl% er alltid inkludert i standardmeldingene som Addo automatisk bruker dersom det ikke er noen endring i "Melding angående invitasjon".

Frist- og purrevarsel

Alle transaksjoner skal ha en utløpsdato, men det er opp til deg å bestemme hvor lenge fristen varer. Som standard står det 14 dager med et intervall mellom purringer på 14 dager, og en siste purring 1 dag før fristen går ut. Under innstillingene er det mulig å skrive melding til påminnelsen, som nevnt før følger det med en standardmelding når malen lages, men den kan tilpasses etter ønske.

Enkle spørsmål

Ved å legge til enkle spørsmål i malen kan du velge hvordan den som signerer skal svare. Det er mulighet for en kort eller lang tekst, ja/nei, eller ved å laste opp en fil.

Ved å velge at spørsmålene er obligatoriske betyr det at alle som kan svare på spørsmål må svare på spørsmålet. Merk dog at dersom du velger enkle spørsmål må du også velge om underskriver skal ha mulighet til å svare, det velges under grunninnstillinger som vist på bildet.

Dette kan endres både på "Mal" eller når en underskriver legges til på "Send"-siden. Hvis det endres på malen, vil endringen være permanent.

Kvitteringstekst

Som de forrige meldingene skrives en melding når malen lages, men du har muligheten til å tilpasse den slik det passer deg.

Denne meldingen viser hva underskriveren vil motta når transaksjonen er fullført på SMS eller e-post, hvis det er valgt under grunnleggende innstillinger.

Signering utført-side

Denne meldingsboksen følger de samme prinsippene som de boksene vi har sett før, bortsett fra at det ikke finnes noen melding når malen opprettes. Når underskriver har signert og etter eventuelle enkle spørsmål er besvart, de vil bli møtt av denne meldingen hvis noe er skrevet i nettleseren.

Signeringsflyt

Du har muligheten til å bestemme om malen skal bestå av en enkel eller avansert signeringsflyt, som standard er den enkel. En enkel signeringsflyt sender alle dokumenter til alle mottakere, enten på en gang eller i en bestemt rekkefølge. Med en avansert signeringsflyt kan du velge hvilken mottaker som skal motta hvilke dokumenter og når.

Noen funksjoner er imidlertid unike for enkel flow, de kan sees på bildet ovenfor.

Dokumenter: Det er mulig å legge ved et dokument til malen slik at det følger med når malen er valgt. Det er mulig å velge bort fra den enkelte transaksjonen når malen brukes. Dette er kun mulig med enkel flow.

Signerer: Det er mulig å knytte signere til malen slik at de følger med når malen velges. Det er mulig å velge bort fra den enkelte transaksjonen når malen brukes, dette er kun mulig med enkel flow.

Mottakere av kopi: Det er mulig å legge ved mottakere av kopi til malen slik at de følger med når malen velges. Det er mulig å velge bort fra den enkelte transaksjonen når malen brukes. Dette er kun mulig med enkel flyt.

Melding vedr. datakampanjeinvitasjon: Dersom malen brukes til addo-skjemaer kan du velge hvilken melding underskriverne mottar når de mottar transaksjonen.

Melding vedr. datakampanjepåminnelse: Dersom malen brukes til addo-skjemaer, kan du velge hvilken melding underskriverne får når de mottar en påminnelse.

Avsenders distribusjonsmetoder: Når transaksjonen er fullført vil du motta en kopi av det signerte dokumentet. Her kan du velge hvordan du vil motta dokumentet. Addo uten noen integrasjoner kan kun sendes på e-post, men har du en e-boks eller lignende oppsett kan du velge å motta det signerte dokumentet på den valgte integrasjonen. Les mer om våre integrasjoner her, under fanen "Integrasjoner".