Maler bestemmer hvordan alle regler i en forsendelse/transaksjon fungerer og de må brukes ved sending av ny signatur, sikker filoverføring, Addo Forms og for Addo Merge (utskriftsfletting/masseutsendelse). I denne artikkelen vil vi bl.a. se hva en mal er, de ulike maltypene og hvem som kan lage en mal.

Noen av parametrene som bestemmes av en mal er blant annet hvordan personene skal signere, hvilken formulering mottakerne får når de ber om å signere, hvilken signaturmetode som skal benyttes, til hvilke dokumentene distribueres etter signering og om noen mottakere må kun signere enkeltdokumenter og andre må signere andre dokumenter. De kan også definere, avhengig av hvilken gruppe de er opprettet i, hvem som kan se hva som sendes. Malene kan derfor standardisere prosesser men også målrette formuleringer og prosesser i forhold til den enkelte arbeidsoppgave.

Det skal benyttes mal ved sending av ny signatur, sikker filoverføring, Addo-skjema og ved Addo Merge (brevfletting/masseutsendelse), men det er mulig å endre malen for hver enkelt forsendelse/transaksjon. En mal kan bidra til å gjøre det mer effektivt og enkelt å sende en transaksjon, men det er fortsatt mulig å tilpasse malen til den enkelte transaksjon.

I denne artikkelen vil det bli gjennomgått hvilke ulike typer maler som finnes og når disse skal brukes, hvem som kan lage maler, hvordan en mal velges ved kringkasting og hvordan man redigerer, sletter, dupliserer og flytter maler.

Hva er mulig å bestemme i malinnstillingene?
Maltyper
Oppretting av maler og grupper
Velg mal ved sending
Endre, duplisere, slette og flytte maler

Hva er mulig å bestemme i malinnstillingene?

Hva som kan bestemmes i malinnstillingene avhenger av de ulike maltypene nevnt ovenfor. Innstillingene som f.eks kan bestemmes er:

• Grunnleggende innstillinger for indentifikasjon og underskrift metode
• Standardspråk i e-poster, SMS-meldinger
• Ordlyden i meldinger (både invitasjon til underskrift og frist og påminnelse)
• Enkle spørsmål (Les mer her)
• Kvitteringsmelding
• Enkel eller avansert signeringsflyt (les mer her)
• Underskrivere
• Mottaker av kopi
• Sender-distribusjonsmetoder

Maltyper

Det finnes tre forskjellige typer maler: mal for dokumentsignering, mal for sikker filoverføring og maler for signering av Addo Forms.

1. Dersom et dokument skal sendes til signatur eller masseutsendelse skal gjøres med utskriftsfletting for å få signaturer fra flere personer, benyttes en mal for dokumentsignering
2. Dersom et dokument skal sendes med sikker filoverføring til en eller flere personer, eller masseutsendelse skal skje med utskriftsfletting som ikke trenger å signeres, brukes en mal for sikker filoverføring
3. Hvis et digitalt skjema skal utstedes med Addo Forms og signeres, brukes en mal for signering av skjema (Addo Form)

Når du går inn i malinnstillingene vil du automatisk lande på malene for dokumentsignering, og må derfor aktivt gå inn i en av de andre kategoriene for å legge til, endre eller slette maler av riktig type.

Maler for Addo Merge (utskriftsfletting): Når du lager en masseutsendelse med utskriftsfletting, kan du enten velge å sende den med en mal for dokumentsignering eller med en mal for sikker filoverføring. Valget avhenger av om mottakeren må signere dokumentene eller ikke. Du kan lese mer om masseutsendelse med Addo Merge her.

Oppretting av maler og grupper

Det er kun mulig for administratorer og gruppeadministratorer å lage nye maler, men det er mulig for alle å bruke maler tilhørende sin gruppe samt maler i Default-gruppen. En administrator kan lage maler som er tilgjengelige for alle og i alle grupper, mens en gruppeadministrator kun kan lage maler for sin egen gruppe.

Gruppen som malen opprettes i avgjør hvem som har tilgang til malen. En person kan godt være medlem av flere grupper og dermed ha tilgang til malene i alle gruppene personen er medlem av. Les mer om grupper, brukere og rettigheter her.

1. Her er et eksempel med fem ulike grupper (Default, HR, Boligadministrasjon, Salg, Økonomi). Som nevnt har alle tilgang til Default-gruppen.

Du kan lese mer om hvordan du lager de ulike typene maler her:

• Opprett en ny mal for dokumentsignering
• Opprett en ny mal for sikker filoverføring
• Opprett en ny mal for signering av skjema (Addo Forms)

Velg mal ved sending

Når du skal sende et dokument til en mottaker, er det mulig å velge en mal som henvender seg til gruppen du er med i eller prosessen som skal gjennomføres. Alle forsendelser sendes etter en mal, og det er derfor viktig at du først og fremst velger en mal før du gjør noe annet i forhold til en forsendelse. På bildet under kan du se hvordan det ser ut når du skal velge mal ved frakt. Som man ser på bildet er malene delt inn i grupper (Default, HR osv.). Dette bestemmes av hvilken gruppe malen er opprettet i.

Når en forsendelse/transaksjon skal sendes, velg malen i den oransje boksen øverst på 'Send'-siden:

1. Når du er inne på Addo Signs nettsider finner du et oransje felt som heter «Mal» øverst.
2. Klikk på rullegardinmenyen for å velge din egendefinerte mal.

Endre, duplisere, slette og flytte maler

Alle eksisterende maler kan selvfølgelig også endres, dupliseres, slettes og flyttes til andre grupper. Dette kan gjøres ved hjelp av den blå funksjonsboksen til høyre under "handlinger".

1. Trykk på handlingssymbolet basert på malen du vil gjøre endringer på.
2. Trykk på handlingen du vil utføre:
   Flytt: Flytter malen til en annen gruppe.
   Endre navn: Du kan gi nytt navn til malen
   Duplikat: Muligheten til å lage en kopi av malen og dens regler
   Slett: Sletter transaksjonen.

Les mer om flytting av maler.