En signeringsflyt er prosessen en transaksjon går gjennom fra start til slutt, med mulighet for å velge mellom en enkel og avansert signeringsflyt. En avansert flyt vil kontrollere hvilke dokumenter som sendes til hvem og i hvilken rekkefølge. I tillegg er det mulig å bestemme om mottakerne skal signere eller bare se de enkelte dokumentene som vedlegg.

Med en avansert signeringsflyt kan du tilpasse hvilke personer som mottar spesifikke dokumenter. Det kan være praktisk i situasjoner der ikke alle trenger å se de samme dokumentene og det varierer mellom hvem som skal signere.

Før sending - Få tilgang til avansert signeringsflyt
Før sending - Sette opp en avansert signeringsflyt
Sending - Sender en avansert signering
Etter forsendelse - Spor forsendelsen i transaksjonsoversikten.

Få tilgang til avansert signeringsflyt

For å aktivere en avansert signeringsflyt, må den være aktivert under malinnstillingene for kontoen din. Dette må gjøres før sending og kan kun gjøres av en administrator.

Aktiveringen av en avansert signeringsflyt skjer derfor pr mal, og er en innstilling som kan velges på eller av:

1. Trykk på Innstillinger
2. Velg Maler
3. Trykk på malen du vil aktivere avansert signeringsflyt for eller opprette en ny mal.

Når du har valgt eller opprettet en ny mal, scroller du ned til bunnen, hvor du har muligheten til å velge mellom «enkel» og «avansert» signeringsflyt.

Merk: Maler følger reglene for enkel signeringsflyt som standard.

1. Rull ned til bunnen ved å bruke linjen til høyre eller ved å rulle med musen.
2. Velg "avansert" signeringsflyt

Sette opp en avansert signeringsflyt

Det er imidlertid ikke nok å endre signeringsflyttypen, da avansert krever at den er satt opp for prosessen du vil at den skal følge. Nedenfor er en trinn-for-trinn-veiledning for hvordan du tilpasser den avanserte signeringsflyten.

Først oppretter du Underskrivers roller. Addo bruker rollene for å kunne se forskjell på de ulike underskriverne. Når en underskriver legges til i denne malen, må du velge hvilken underskriverrolle underskriveren skal tildeles.

1. Trykk på Legg til underskriverrolle.
2. Velg et passende navn for rollen som definerer oppgaven eller funksjonen deres.
3. Bestem hvilken signaturmetode folk i denne rollen skal signere med.
4. Velg om og hvordan personer med denne rollen skal identifisere seg.

Deretter opprettes dokumentgrupper. En dokumentgruppe kan inneholde ett eller flere dokumenter og er utformet slik at Addo kan skille mellom hvilke dokumenter som skal sendes til de ulike underskriverne.

1. Trykk på Legg til dokumentgruppe.
2. Velg et passende dokumentgruppenavn. Navnet skal gjenspeile typen dokumenter som skal legges til forsendelsen.

Vi er nå klare til å bestemme hvilke roller som skal signere de ulike dokumentgruppene og i hvilken rekkefølge det skal gjøres. Nedenfor er et eksempel på hvordan det kan settes opp. Bestillingen skal leses fra 1. signering til 4. signering.

1. I eksemplet ovenfor vil alle personene i 1. signering motta ulike dokumenter samtidig. Leietaker og eiendomsforvalter vil motta dokumentene i "kontrakt", styret vil motta dokumentene i "betingelser" og "dokumenter".
2. Deretter går det videre til 2. signering, hvor styret får dokumentene i dokumentkategorien "kontrakt", Leietaker får dokumentene fra "betingelser" og eiendomsforvalter får dokumentene fra "dokumenter"
3. 3. signering, og det siste i denne prosessen er at leietaker mottar dokumentene fra dokumentkategorien "dokumenter" for signering.

Malen din er ferdig, og du kan nå lagre den og begynne å jobbe med den.

Sende dokumenter med avansert flyt

Når det velges en avansert mal for en transaksjon, ser det litt annerledes ut enn om det hadde vært en enkel flyt, fordi man må kunne knytte dokumenter til en dokumentgruppe og gi mottakerne noen roller. Følgende er bilder som følger forrige eksempel.

1. Legg til underskrivere i de ulike rollene.
2. Dokumenter legges til de ulike dokumentgruppene.
3. Her kan du se prosessen for hvem som skal signere hvilke dokumenter og når.

Når flyten er satt opp som ønsket kan "Send" trykkes på nytt. Merk: Kun underskrivere i "1. signering" som nå vil motta en e-post/SMS-invitasjon til å signere. Når de er signert av alle parter, fortsetter signeringsflyten til "2. signering».

Spor forsendelsen i transaksjonsoversikten.

Når en transaksjon er sendt med Avansert signeringsflyt, kommer det opp mange linjer for transaksjonen og en oversikt over alle flyter.
Du kan trykke "Vis signeringsflyt" for å få en enkel oversikt over hvor langt prosessen er:

1. Trykk på Oversikt
2. Trykk på transaksjonen der du vil undersøke signeringsflyten
3. Trykk på Vis signeringsflyt – Etter det vises en popup.
4. I popup-vinduet kan du se hvem som skal signere, med Status Started, hvem som har signert eller venter på å få dokumentene, som har status som Venter.