Med Addo Forms kan du lage et elektronisk skjema, som enten sendes på e-post til en mottaker eller gjøres tilgjengelig via en lenke. Dette skjemaet kan deretter fylles ut av mottakeren.

Addo Forms kan brukes til mange smarte formål – du kan f.eks. lage kontrakter i Forms, slik at du kan få all nødvendig informasjon i for eksempel arbeidskontrakter, leiekontrakter med mer. Det forenkler informasjon innhentingen for deg, og sender et profesjonelt uttrykk til dine kunder, ansatte, brukere eller hva det måtte være.

(Videoen er på engelsk)

Det grunnleggende
1. Lage Form
2. Avsnitt

Svaralternativer
3. Svaralternativer (ved opprettelse)
4. Svaralternativer (for respondent)

Andre muligheter
5. Obligatorisk / Forhåndsutfyll ved sending
6. Offentlig tilgjengelig lenke
7. Signaturmal

 

Lage Form

Når du trenger å opprette et nytt Addo-skjema, må du gå inn i innstillingene dine. Vær oppmerksom på at opprettelse av et skjema krever gruppeadministrator- eller administratorrettigheter. Du kan se vårt brukerhierarki her, for mer informasjon. (Tips: hvis du ikke kan se detaljene i bildet, kan du klikke på det for å forstørre det)

1. Trykk på innstillinger
2. Velg Forms
3. Trykk på Opprett nytt skjema

 

Du kan nå begynne å lage skjemaet ditt. Først og fremst må malen for Skjemaet ha et navn, Skjemaet skal ha en tittel og så kan du velge om du vil gi navn til PDF-filen som lages etter signatur.

1. Velg hva malen skal hete. Dette er internt for deg som bruker Addo Sign, og kan ikke sees av respondenten (som fyller ut og signerer)
2. Denne er valgfri. Her kan du velge å navngi PDF-en som opprettes etter at skjemaet er signert
3. Skjematittelen vil vises når mottakeren fyller ut skjemaet og signerer. Sørg derfor for å gi den et nøyaktig navn som forteller mottakeren hva det handler om
4. Her kan du velge å skrive en kolonne for skjematittelen din, som forteller litt mer om den

 

Den oransje boksen på siden viser til signaturmalen skjemaet bruker. Vi har en hel artikkel om det her, som viser og forklarer hvordan det er laget.

1. Velg her hvilken mal som skal brukes til Skjemaet

 

Avsnitt

Skjemaer er bygget i forskjellige seksjoner. Det er også mulig å ha én lang seksjon med spørsmål og informasjon, men det anbefales å bruke seksjoner for ulike emner for å gjøre det mer overkommelig for mottakeren.

1. Du kan legge til spørsmål i samme seksjon som mottakerinformasjonen fylles ut. Disse er definert av den valgte signeringsmalen. Hvis du legger til spørsmål i denne delen, vil de bli lagt til mottakerinformasjonen
2. Du kan på en smart måte lage flere seksjoner som står som individuelle "bokser". Rekkefølgen på seksjoner kan endres senere om nødvendig

 

Nedenfor er en visualisering av hvordan ulike seksjoner presenterer seg for mottakeren

1. Den valgte skjematittelen vises her
2. Hvis noe er fylt ut vil beskrivelsen vises her
3. Hvis du setter inn spørsmål i samme seksjon som mottakerinformasjonen, vil det se slik ut
4. Andre seksjoner står individuelt, som vist her

 

Svaralternativer (ved opprettelse)

De ulike spørsmål/svar-feltene gjennomgås nedenfor. Disse er skissert mer detaljert nedenfor

1. Trykk Legg til
2. Du kan da velge mellom ulike spørsmål/svar-alternativer, samt rammefunksjoner som tittel og tekst. Disse er gjennomgått nedenfor

 

Nedenfor er de ulike funksjonene valgt ut og fylt ut med for eksempel spørsmål. Vi starter med de fire første, som er veldig enkle.

1. Dette feltet er tittelfeltet. Den kan brukes for ulike deler av skjemaet ditt, og setter tonen for hva delen/delen består av. Dette feltet kan kun endres i skjemaet
2. Tekstfeltet brukes til å utdype, forklare, informere eller ramme inn et avsnitt. Det kan være en kortere eller lengre tekst. Dette feltet kan kun endres i skjemaet
3. Tekstsvar på én linje brukes for kortere tekstsvar, som navn, alder, land osv.
4. Tekstsvar på flere linjer brukes for lengre tekstsvar der en enkelt linje ikke er nok. Det kan være en adresse, uttalelse eller noe annet

 

Deretter ser vi på de to metodene som kan brukes for å gi respondenten alternativer. Dette kan være en enten-eller-funksjon, eller avmerkingsbokser der det er krysset av for flere valg.

1. Avkrysningsbokser brukes når flere alternativer må velges. Flere av boksene kan derfor krysses av
2. Radioknapper brukes som enten-eller-funksjon, hvor kun én boks kan krysses av. Når du bruker radioknapper har du også muligheten til å opprette avhengigheter

 

Med radioknapper kan du opprette en eller flere avhengigheter for svarene dine. Det kan derfor utløse nye spørsmål, avhengig av hva som velges

1. Første sjekk Har avhengigheter på
2. Under alle alternativer vises nå en funksjon som sier Add dependent component. Press den
3. Her kan du velge mellom alle svaralternativene. For dette eksemplet, velg Tekstsvar på flere linjer
4. Du kan nå se at det er opprettet en avhengighet som avhenger av enten. Her kan du for eksempel be respondenten svare på hvorfor dette alternativet ble valgt

 

De tre siste mulige feltene er gjennomgått nedenfor.

1. Du kan laste opp en fil av mottakeren her. Det kan være et dokument, en PDF-fil eller en bildefil
2. Du kan selv sette inn et bilde i skjemaet med denne funksjonen
3. Med denne funksjonen kan en bestemt dato velges med kalenderfunksjonen

 

Svaralternativer (for respondent)

Nedenfor kan du se hvordan Addo-skjemaene ser ut for respondenten når de skal fylle det ut. Dette er de samme funksjonene som er gjennomgått ovenfor, men de vil se slik ut når skjemaet sendes ut.

 

De første 5 svaralternativene er markert nedenfor slik at du kan se hvordan de ser ut for respondenten.

1. Tittel
2. Tekstfelt
3. Tekstsvar på én linje
4. Tekstsvar på flere linjer
5. Avkrysningsbokser

 

De andre alternativene kan du se her

1. Radioknapper
2. Last opp fil
3. Bild - merk at bildet er lastet opp av avsender
4. Dato
5. Disse feltene er definert av signaturmalen for skjemaet

 

Hvordan bruke Obligatorisk / Forhåndsutfyll ved sending

Det er mulig å definere om et spørsmål skal fylles ut av respondenten eller om det må fylles ut før sending. Hvis det kreves et spørsmål, kan ikke respondenten fylle ut og signere skjemaet før det er utfylt. Hvis et spørsmål fylles ut før sending, betyr det egentlig bare at avsenderen legger inn informasjon. Et konkret eksempel på dette kan være om du har laget en arbeidsavtale med Addo Forms og skal spesifisere lønn. Det vil være avsenderen som introduserer dette.

 

Du angir om et spørsmål må kreves eller fylles ut før sending som vist nedenfor

1. Du kan stille et spørsmål som obligatorisk ved å merke av i denne boksen
2. Du må forhåndsutfylle ved å krysse av i denne boksen

Vi har en dybdeartikkel om funksjonene her.

 

Offentlig tilgjengelig lenke

Du har mulighet til å sende skjemaet direkte til respondenten, men det kan også sendes som en offentlig tilgjengelig lenke. Det kan gi mening for en lang rekke formål, for eksempel registreringsskjemaer og skademeldinger. Vi har laget en dybdeartikkel om offentlig tilgjengelige skjemaer her.

 

Signaturmal

Som nevnt brukes en signaturmal for å signere skjemaet ditt. Disse styrer både selve signeringsprosessen, men også hvordan skjemaet håndteres og om andre dokumenter skal signeres i samme flyt.

Det er en veldig god idé å lage Addo Forms-maler, som du kan lese mer om her.