I Addo Sign är det enkelt att samla in data från dina undertecknare med funktionen "Enkel fråga". När ett dokument skickas för underskrift kan din mottagare svara på frågorna efter att han/hon skrivit under dokumentet och svaren skickas sedan till dig i ett separat mejl.

I den här steg-för-steg-guiden visar vi dig hur du använder funktionen "Enkla frågor".

 

Ställa in enkla frågor.
Få svarene tilbake.
Skickar en försändelse med enkla frågor.
Så här ser det ut för mottagaren.

 

 

Ställa in enkla frågor

När du som administratör behöver sätta upp Simple Questions behöver du helt enkelt gå in i inställningar, mallar och skapa eller välja den mall där du vill få information från undertecknaren.

1. Tryck på inställningar
2. Tryck på Mallar
3. Välj den mall som du vill aktivera enkla frågor på eller skapa en ny mall.

 

 

När du har skapat eller valt mallen där du vill aktivera Enkla frågor, scrolla ner på sidan och stäng av fältet i "Enkla frågor". När du gör detta får du även möjlighet att bocka av en ny ruta: "Måste svara på enkla frågor". Om du avmarkerar det här fältet måste alla du skickar denna försändelse till fylla i enkla frågor som standard. När Simple Questions är aktiverat kan du "lägga till en fråga"

1. Scrolla ner till "Enkel fråga" som ligger mellan "Deadline och påminnelsemeddelande" och "kvittotext"
2. Gör en bock bredvid "Lägg till fråga"
3. Aktivera "Måste svara på enkla frågor" om varje mottagare måste svara på enkla frågor vid sändning.
4. Tryck på "Lägg till fråga" för att skapa frågorna som mottagaren ska svara på.

 

 

 

När du trycker på "lägg till fråga" kommer en popup upp som låter dig skapa alla frågor som mottagaren ska svara på.

Frågor kan bestå av följande:

Textfält: Detta är ett fält där du kan vara med text. Det kan vara frågor som kan besvaras med ett enda ord, nummer eller en kort mening.

Textområde: Detta är ett fält där du kan svara med mer text. Det kan vara frågor som måste besvaras med en längre text eller en beskrivning.

Radioknappar: Detta är ett fält där du kan svara med ett ja/nej.

Filuppladdning: Här har mottagaren möjlighet att ladda upp en fil. Detta kan vara en bild, pdf, excelark eller något helt annat.

1. Välj vilken typ av information du vill få från mottagaren.
2. Välj om denna information krävs för att mottagaren ska kunna fortsätta med signeringsprocessen.
3. Ställ din fråga till mottagaren.

Se hur enkla frågor detta kan se ut för mottagaren här

 

 

Få svarene tilbake.

Svar på enkle spørsmål vil alltid følge avsenderens distribusjonsmetode. Med avsenderens distribusjonsmetode menes måten de signerte dokumentene, samt svarene på enkle spørsmål, sendes til avsenderen. Dette kan være til avsenderens e-post, eller en rekke integrasjonsalternativer. I tillegg sendes dokumenter og svar fra Simple Questions også til kopimottakere. Vær oppmerksom på at svarene kommer som .XML-filer (for tekstsvar og ja og nei), og ellers filtypene som lastes opp. Noen integrasjoner støtter ikke .XML og bilder, blant annet Visma HR, e-Boks og Digital Post.

 

Her viser vi hvordan du bestemmer hvor svarene fra Simple Questions skal sendes.

Gå inn i malen din, som vist her.

1. Først må du gå inn i innstillinger. Trykk på tannhjulet øverst til høyre, til venstre for brukernavnet ditt
2. Velg maler
3. Velg malen der du har angitt enkle spørsmål

 

Når du er inne i malen, blar du helt til bunnen der du vil se en fane med sender-distribusjonsmetoder. Her velger du hvordan du vil returnere de signerte dokumentene og svarene på de enkle spørsmålene. Du kan lese mer om sender-distribusjonsmetoder her.

1. Når du har scrollet ned til bunnen, trykker du på sender-distribusjonsmetoder
2. En liste over tilgjengelige distribusjonsmetoder vil vise deg. Merk at under distribusjonsmetoder kan du alltid velge "avsenderens e-post", og andre alternativer legges til under integrasjoner i innstillingene dine. Velg her hvordan du vil at dokumenter og svar skal sendes tilbake til deg. Du kan velge mer enn én metode her
3. Når du har valgt avsenderens distribusjonsmetode, trykker du på lagre for å lagre malen.

 

Som et alternativ kan du også bruke mottaker av kopi til å motta dokumenter og svar på e-post hvis de skal sendes til en annen e-postadresse enn din egen. Du kan enten legge til en kopimottaker når du sender dokumentene dine, eller legge dem til direkte i malen hvis den samme e-postadressen skal motta dokumenter og svar hver gang. Du kan når som helst gjøre endringer i hver utsendelse.

1. Nederst i malen klikker du på fanen Mottaker av kopi
2. Trykk deretter på Legg til Mottaker av kopi
3. En popup-boks vil vises. Legg til navn og e-post
4. Trykk på Legg til. Du kan legge til flere kopimottakere hvis du ønsker det, ved å følge trinn 2-4 på nytt.
5. Trykk deretter på Lagre for å lagre malen

Kopimottakeren vil nå motta dokumentene og svarene på de enkle spørsmålene.

 

Så fungerar det som avsändare

När funktionen "Enkla frågor" är inställd i mallen under inställningar enligt ovan, kommer Enkla frågor att aktiveras för denna försändelse och mottagaren måste svara på Enkla frågor.

Detta kommer att synas på 2 sätt.

När du lägger till en firmatecknare och när du är i sista steget innan du skickar dokument för underskrift.

1. Det finns nu ett fält i "Övriga alternativ" som ger möjlighet att aktivera eller inaktivera Enkla frågor.

 

Om du väljer att Enkla frågor ska besvaras för denna mottagare och går därför vidare till meddelandetexter mm. du får nu möjlighet att välja vilka Enkla frågor som ska gälla för denna mottagare.

1. Ett nytt dropdown-fält har lagts till som ger möjlighet att bestämma vilka Enkla frågor denna mottagare ska svara på.
2. Om detta är öppet kan du välja/avmarkera de olika frågorna.

 

 

 

Hur ser det ut för mottagaren?

När handlingarna har skickats för signering kommer mottagaren i första skedet att gå igenom ett normalt flöde där handlingarna signeras. Efter detta, i den andra fasen, kommer mottagaren att mötas av de Enkla frågorna som avsändaren har valt att undertecknaren ska svara på.

1. När undertecknaren har undertecknat dokumentet kommer personen att tas till en ny flik i processen där de måste svara på de enkla frågorna.
2. Textfältet, som är ett mindre område där du kan skriva in kort text.
3. Fältet Textområde, som är ett större område där du kan skriva in mycket text.
4. Fältet Radioknappar, som är avsett för ja/nej-frågor
5. Fältet Filöverföring, som låter dig ladda upp en fil. Detta kan antingen vara en bild, PDF eller Excel.
6. Den röda stjärnan betyder att fältet är obligatoriskt och undertecknaren kan inte fortsätta utan att fylla i detta fält.

Både avsender og mottaker mottar en kopi av svarene. Underskriveren vil bare motta svar på spørsmålene, men avsenderen vil også motta en XML-fil. Merk at hvis avsenderens distribusjonsmetode er satt til for eksempel Visma HR, e-Boks eller Digital Post, kan ikke .xml-filen inkluderes.

Exemplet nedan visar att du som avsändare får svar på frågor. Ämnesfältet är markerat med ett transaktions-ID, vilket gör det enkelt för dig att hitta transaktionen i din Översikt över Addo Sign.

1. Transaktions-ID visas både i rubriken och i själva e-postmeddelandet. Detta kan användas för att söka efter transaktionen i Addo Sign.
2. Här får du svaren på frågorna du har ställt till mdotager.
3. Filerna som bifogas Enkla frågor bifogas mejlet du får efter att du har svarat.
4. Avsändaren kommer också att få en .XML-fil bifogad.