(Videoen er på dansk)
I Visma Addo er det mulig å sende samme dokument til mer enn én underskriver, kombinert med personopplysninger, for effektivt å få underskrifter fra mange underskrivere på en gang. Ved å bruke sammenslåring av e-poster slipper du å legge inn personlig informasjon for hver transaksjon manuelt. Med Visma Addo Merge kan du også personalisere dokumenter med individuelle navn, adresser eller medlemsnummer.
For å bruke sammenslåing i Visma Addo trenger du to dokumenter:
- Dokumentet for sammenslåing av e-post, dvs. word-dokumentet du vil sende. Dette dokumentet må inneholde flettefelt for å motta personopplysningene du ønsker å sette inn.
- Datasettet som inneholder informasjonen du vil slå sammen med Word-dokumentet. Sammenslåingsfilen må lastes opp i et CSV-format.
- Du kan også laste ned en CSV-mal.
Send dokumenter til signatur med Visma Addo Merge
- Utsendelsesmal: Velg en mal du vil bruke til å samle signaturer.
- Slå sammen dokumentet: Her må du laste opp MS Word-dokumentet for utskriftsfletting fra datamaskinen. (Etter at du har lastet opp flettedokumentet, vil en .csv flettefilmal bli generert med felt som ligner de i flettedokumentet)
- Sammenslåingsfil: Last opp sammenslåingsfilen din med datasettet. Den inneholder datasettet du vil slå sammen med Word-dokumentet. Sammenslåingsfilen må lastes opp i CSV-format (UFT-8-format for å støtte spesialtegn som ÆØÅ), du kan lese mer om UTF-8-formatet her.
- Klikk Valider for å validere innholdet i datasettet. Hvis innholdet er gyldig, vises en liste over alle underskrivere og deres personlige opplysninger. Her kan du også se et eksempel på hvert dokument.
- Klikk Send for å sende dokumenter til signatur, det er nå mulig å se alle transaksjoner i transaksjonsoversikten.
Opprette et dokument for sammenslåing (flettedokument)
Visma Addo Merge brukes til å lage dokumenter for flere mottakere/underskrivere som kan inneholde både standard og tilpasset innhold som skal sendes til flere mottakere. For å bruke et sammenslåing av mailer i Visma Addo trenger du to dokumenter, ett;
- Flettedokument
- Datasett
PS: Et Word-dokument uten flettefelt kan også brukes i Visma Addo. Dette gir mening når du f.eks. har et dokument som skal sendes til flere mottakere der personopplysninger ikke må legges inn.
Opprette et flettedokument uten flettefelt
Hvis du trenger å sende et dokument med identisk layout, formatering, tekst og grafikk, men trenger å sende det til flere mottakere for signatur, kan du opprette et flettedokument uten flettefelt. Veiledningen krever at du har opprettet og fullført dokumentet ditt i Word og lagret det som et .docx-format.
- Gå til Mail Merge-fanen i Addo og velg malen du vil bruke.
- Deretter må du laste opp flettedokumentet ditt for å bli sendt til flere mottakere.
- Etter å ha lastet opp dokumentet, last opp flettefilen (datasettet). For å sikre at Visma Addo har riktig informasjon om mottakerne i forhold til valgt utsendelsesmalen, anbefaler vi å laste ned CSV-malen som genereres etter opplasting av flettefilen din.
- Den nedlastede CSV-malen åpnes som et Excel-ark, der Addo har forhåndsdefinert kolonneoverskriftene som trengs for at signeringen skal finne sted.
- Fyll inn sammenslåingsdataene under overskriftene og lagre arket som en CSV-fil når du er ferdig på din maskin.
- Velg nå "Last opp sammenslåingsfil (CSV-format)" og last opp CSV-filen du nettopp forberedte.
- Når filen er lastet opp, klikk på Valider for å sikre at sammenslåingsdataene er riktige.
- Listen over transaksjoner som Addo skal utføre vises her, og du får mulighet til å sjekke om informasjonen er etter hensikten, og du kan se eksempler på de enkelte transaksjonene.
- Når dataene er validert, klikker du på Send. Vær oppmerksom på at avhengig av antallet dokumenter som sendes, kan det ta litt tid før transaksjoner vises i fanen Sammendrag.
Ha en god fornøyelse med Visma Addo Merge. Du er alltid velkommen til å kontakte oss med spørsmål om bruken av Visma Addo Merge.
