Før at du begynder at sende dokumenter afsted til underskrift, skal I opsætte jeres signeringsflow, så I kan personliggøre og skræddersy jeres modtagers signeringsprocess.
Efter opsætningen af Emply-integrationen skal I ind og opsætte det signeringsflow I ønsker jeres underskrivere skal igennem. Det skal gøres igennem signerings-/forsendelsesskabeloner. Normalt skal det gøres i Addo Sign, men Emply har gjort det nemt og enkelt at opsætte signerings-/forsendelsesskabeloner direkte i Emply. Se med i artiklen, og find ud af, hvordan du gør det.
Vær opmærksom på, at de signeringsflow du opsætter i Emply påvirker signeringsflowet for alle underskrivere. Det er ikke muligt at køre separate flow fra Emply.
Signerings-/forsendelsesskabeloner
Opsætning af signerings-/forsendelsesskabeloner
Begræsninger ved signerings-/forsendelsesskabelonerne
Signerings-/forsendelsesskabeloner
Du skal starte med at gå over og finde Addo Sign integration ligesom ved opsætningen af integrationen. Du finder Addo Sign applikationen og laver signerings-/forsendelsesskabeloner på følgende måde:
- Gå ind på Indstillinger
- Tryk på Integrationer
- Tryk dernæst på Applikationer
- Tryk på Addo Sign - Aktiveret
- Følgende vindue vil komme frem:
- Tryk nu på Tilføj skabelon - Den vil nu redirect til følgende vindue:
- Du skal nu definere du signeringsflow.
Opsætning af signerings-/forsendelsesskabeloner
Til dem, som har været i Addo Sign vil I nok ligge mærke til at opsætningen, funktioner og udseendet på skabelonerne er meget ens med det, som er i Emply. Processen er også meget lig hinanden. Du kan på artiklen Opret en ny skabelon se, hvordan det ser ud i Addo Sign. Du opsætter skabelonerne på følgende måde:
Grundlæggende Indstillinger
- Indsæt en titel, så I kan kende forskel på signeringsflowet
- Vælg, hvor skabelonen skal være tilgængelig - Man kan her vælge mellem Kandidat, Onboarding og Medarbejeder (man kan også vælge, at den skal være tilgængelig for alle funktioner)
- Vælg en identifikationsmetode under Identifikation - du har valgmulighederne: None, NemID, (MitID), Two Factor Verification
- Vælg en signeringsmetode under Signeringsmetode - du har valgmulighederne: NemID, Stylus (skærmunderskrtift), OK-button, NemID Employee (Er en mulighed, men kan ikke bruges) eller Approve
- Vælg om der skal sendes en kvittering til brugeren - du har valgmulighederne: None, MessageWithDocuments eller MessageWithoutDocuments
- Vælg om der skal kode på dokumentet, når det bliver leveret til underskriverens mail. Det gøres under Adgangskode på underskrivere afsluttet kopi - du har valgmulighederne: None, krypteret eller adgangskode
- Vælg om alle dokumenter skal kunne underskrives på en gang (den anbefaler vi altid er på - den er aktiveret, når den er blå)
Invitation meddelelse
- Vælg om brugeren skal notificeres via mail eller SMS
- Lav en titel til mailen
- Ændre indholdet af mailen, så den bliver personliggjort - Vil her anbefale, at man bruger Flettefelter. Flettefelterne er parametre, som bliver trykket fra systemet af. Flettefelterne er dem, som stå imellem procenttegnene (%sender%)
- Vælg om brugeren må tilføje kommentarer
- Vælg om brugeren må vedhæfte dokumenter
Påmindelsesmeddelelse
- Vælg en forfaldsdato (Udløbsdatoen) - Hvor længe skal transaktionen være tilgængelig for underskriverne (der understøttes max 90 dage)
- Vælg, hvornår underskriveren skal ydereligere notificeres. Der kan vælges mellem - Hver uge, måned eller at der ikke skal sendes flere notifikationer
- Vælg en endelig påmindelse - hvor lang tid før forfalsdatoen skal underskriveren notficeres
- Vælg en påmindelsesmetode - E-mail eller SMS
- Lav en titel til mailen
- Ændre indholdet af mailen, så den bliver personliggjort - Vil her anbefale, at man bruger Flettefelter. Flettefelterne er parametre, som bliver trykket fra systemet af. Flettefelterne er dem, som stå imellem procenttegnene (%sender%)
Kvitteringsmeddelelse
- Vælg en påmindelsesmetode - E-mail eller SMS
- Lav en titel til mailen
- Ændre indholdet af mailen, så den bliver personliggjort - Vil her anbefale, at man bruger Flettefelter. Flettefelterne er parametre, som bliver trykket fra systemet af. Flettefelterne er dem, som stå imellem procenttegnene (%sender%)
Underskrivere
- Vælg om der skal tilknyttes nogen faste underskrivere - Det gøres ved at trykke Tilføj underskriver
- Vælg om modtagerne skal underskrive i rækkefølge - én efter én, efter ovenstående rækkefølge
- Vælg om underskrivere kan ændres inden afsendelse
Adgang
- Vælg hvilke afdelinger der skal have adgang til skabelonen
- Vælg hvilke brugere der skal have adgang til skabelonen
- Vælg hvilke roller der skal have adgang til skabelonen
Begræsninger ved signerings-/forsendelsesskabeloner
Der er dog visse begrænsinger i skabelonerne i Emply, som ikke ville være, hvis man brugte Addo Sign direkte:
Grundlæggende indstillinger
Identifikation
- MitID og NemID privat - Det er muligt at bruge disse identifikationsmetoder, hvor man ikke kender CPR-nummeret på modtageren. Hvis man derimod ønsker en ekstra validering på CPR-nummeret kan man ikke dette. I Addo Sign kan du give transaktionerne CPR-numre, så det kun er den pågældende person med det CPR-nummer, som kan identificere sig
- NemID Medarbejder - Emply har denne identifikationsmetode mulig, men kan ikke benyttes, da man skal indsætte et CVR nummer for at transaktionen kan forekomme, og det giver Emply ikke mulighed for.
- Hemmelig kode - I Addo Sign kan man lave en hemmelig kode til identificering, men den understøtter Emply ikke
- Internationale og skandinaviske identifikationsmetoder - Addo Sign tilbyder en lang række skandinaviske, europæiske og internationale identifikationsmetoder. De bliver ikke understøttet i Emply
Signeringsmetode
- NemID privat - Det er muligt at bruge disse signeringsmetoder, hvor man ikke kender CPR-nummeret på modtageren. Hvis man derimod ønsker en ekstra validering på CPR-nummeret kan man ikke dette. I Addo Sign kan du give transaktionerne CPR-numre, så det kun er den pågældende person med det CPR-nummer, som kan signere dokumentet/dokumenterne
- NemID Medarbejdersignatur - Emply har denne signeringsmetode mulig, men kan ikke benyttes, da man skal indsætte et CVR nummer for at transaktionen kan forekomme, og det giver Emply ikke mulighed for.
- Internationale og skandinaviske signeringsmetoder - Addo Sign tilbyder en lang række skandinaviske, europæiske og internationale identifikationsmetoder. De bliver ikke understøttet i Emply
Invitations meddelelse
- e-Boks og Digital Post - Man kan ikke sende til underskriverens digitale postkasse.
Påmindelsesmeddelelse
- e-Boks og Digital Post - Man kan ikke sende til underskriverens digitale postkasse.
- Kan ikke vælge specifikke tidspunkter for advisering
Kvitteringsmeddelelse
- e-Boks og Digital Post - Man kan ikke levere dokumenterne i underskriverens digital postkasse
Øvrige muligheder
- Godkende flere bilag på en gang understøttes ikke i Emply skabelonen
- Placering af underskrift understøttes ikke i Emply skabelonen
- Simple spørgsmål understøttes ikke i Emply skabelonen
- Kan ikke ligge faste dokumenter på skabelonerne
- Modtagere af Kopi understøttes ikke i Emply skabelonen
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.