Mindkey - Sådan sender du

Dokumentsignering

 For at anvende denne integrationsløsning forudsætter det følgende:

• At I har oprettet en bruger og kodeord i Visma Addo, som I skal angives i jeres MindKey så dokumenterne overføres til jeres Visma Addo.
• At jeres MindKey licens omfatter Dokumentsignering. Tag kontakt til jeres konsulent for yderligere oplysninger. Husk at indtaste den tilsendte aktiveringskode efter at Dokumentsignering er slået til.
• At I i MindKey under Administration og Rollerettigheder for rettigheden Dokumentsignering afkrydser for de brugerroller hvis brugere skal kunne bruge den
• At I i MindKey under Administration, Administration, Systemparametre har angivet brugernavn og kodeord på jeres Visma Addo bruger
• At I har oprettet dokumentsigneringsskabeloner i Visma Addo

Det er kun muligt at fremsende dokumenter af typen .PDF til signering og der kan kun fremsendes ét dokument ad gangen. Det samme dokument kan ikke fremsendes to gange. Dokumenter fremsendes til og returneres fra Visma Addo (afhængig af status) hvert 15. minut startende på timeslag. Alle dokumentskabeloner i Visma Addo vil være tilgængelig for alle der kan benyttes dokumentsignering i MindKey.

Dokumentsigneringsskabeloner

Signeringsskabeloner oprettes i Visma Addo og angiver bl.a. om der skal notificeres med e-mail, SMS eller både og. Dette indikerer samtidigt om e-mail eller telefonnummer på modtagere skal være udfyldt i MindKey. Dokumentsigneringen har ikke support for Visma Addo’s avancerede signeringsflow, som f.eks. giver mulighed for at oprette grupper af modtagere ligesom det kan styres i hvilken rækkefølge der skal signeres. Yderligere information om simpel og avanceret signeringsflow findes her. Skabeloner oprettes i Visma Addo ved at klikke på tandhjulet til højre i øverste linje, klik på Skabeloner i menuen til venstre, klik på Signeringsskabeloner – signeringsflows vil nu være tilgængelig nederst i dialogen (se mere om skabeloner her). Signeringsskabeloner oprettet i Visma Addo er ikke tilgængelige øjeblikkeligt i MindKey, men synkroniseres automatisk kl. 9, 12, 15, 18 og 21 (CET).

Fremsendelse af dokument

Dokumenter kan sendes til signering fra følgende funktioner:

• Medarbejder
• Ansøger (rekruttering)
• Medarbejderrekvisitioner (eksisterende eller fremtidig ny medarbejder).

Vedhæft den pdf der skal sendes til signering.

Klik på Send til signering for at starte processen

I feltet Signeringsskabelon vælg den Visma Addo skabelon der skal benyttes. Nedenstående vises Visma Addo standard signeringsskabeloner, hvor det i de to sidste kolonner fremgår hvorledes modtager adviseres.

Den medarbejder dokumentet er vedhæftet på, er automatisk valgt som modtager – se forrige skærmdump. Afhængig af hvilken funktion, der sendes til signering fra, vil systemet forslå mulige pre-definerede roller i organisationen, markeret med grønt, som der frit kan vælges imellem. Der kan vælges en eller flere underskrivere på organisationens vegne og det er altid muligt at tilvælge en eller flere vilkårlige medarbejdere. Til hver funktion er der en foruddefineret prioritering af hvilken e-mail der benyttes til advisering, mens der firmamobil altid benyttes ift. SMS underretning.

• Medarbejder
  • Der benyttes e-mail i prioriteret rækkefølge indtil en e-mail findes:
    • Medarbejderens virksomheds-e-mail
    • Medarbejderens private e-mail
  • Her kan følgende roller vælges:
    • Medarbejder
    • Refererer til manager
    • Afdelingsleder
    • Tegningsberettiget for afdeling
    • Sekundær leder
    • Vilkårlig anden 
• Medarbejderrekvisition
  • Der benyttes e-mail i prioriteret rækkefølge indtil en e-mail findes:
    • Medarbejderrekvisitionens private e-mail, hvis medarbejderen ikke er oprettet endnu
    • Medarbejders virksomhed e-mail
    • Medarbejderens private e-mail.
  • Her kan følgende roller vælges:
    • Rekvisitionsanmoder (typisk leder, der registrerer rekvisitionen)
    • Refererer til manager
    • Afdelingsleder
    • Tegningsberettiget for afdeling
    • Sekundær leder
    • Vilkårlig anden
•   
• Ansøger
  • Der benyttes e-mail i prioriteret rækkefølge indtil en e-mail findes:
    • Ansøgerens e-mail
    • Medarbejderens virksomheds-e-mail
    • Medarbejderens private e-mail.
  • Her kan følgende roller vælges:
    • Jobopslagsanmoder
    • Ansvarlig for jobopslaget
    • Afdelingsleder for afdeling der er registreret på jobopslag.

Den af MindKey valgte e-mail kan ikke ændres.

Modtagerne adviseres i den rækkefølge du har først og den næste først når den foranstående har godkendt.

Klik på OK for at sende dokumentet til signering.

Bemærk, at hvis en eller flere modtagere ikke har e-mail eller telefonnummer der skal benyttes ifm. den valgte skabelon fås en fejl når klikkes på Send til signering.

Telefonnumre i MindKey skal være angivet med landekode.

Det er ikke muligt at slette et dokument der er en del af en aktiv signeringsproces eller er signeret.

Signering i proces

Du kan følge signeringsprocessen fra det vedhæftede dokument.

I feltgruppen Signering vises:

• Status: status på signeringen såsom Startet, Afsluttet, Annullering anmodet og Annulleret
• Startdato: dato hvor signering blev startet
• Udløbsdato: sidste dag hvor der kan signeres
• Opdateret dato: dato hvor dokumentstatus sidst er opdateret
• Afsluttet dato: dato hvor dokumentet blev signeret

På fanen Signeringsdeltagere vises information om modtagerne:

▪ Sekvens
▪ Navn
▪ E-mail
▪ Telefonnummer

Mens der på fanen Signeringslog vises data fra dokumentets log i Visma Addo

Annullering af signering

Det er muligt at annullere en fremsendt signering, men det er ikke muligt at annullere en allerede underskrevet transaktion.

Log over hændelser

Så længe signeringen er i proces, kan signeringsloggen følges i MindKey. Denne læses automatisk fra Visma Addo og afspejler hvem og hvornår en modtager har underskrevet og/eller annulleret en underskrift.

Returnering af underskrevet dokument

Når det fremsendte dokument er signeret i Visma Addo returneres det underskrevne dokument automatisk til MindKey og erstatter det ikke-underskrevne dokument.

Overblik over dokumenter relateret til signering

Du kan få et overblik over dokumenter relateret til signering fra

• Medarbejdere: under Organisation, Administration og Medarbejderdokumenter
• Medarbejderrekvisitioner: under Organisation, Administration og Medarbejderrekvisitionsdokumenter
• Ansøgere: under Rekruttering, Administration og Ansøgerdokumenter

I ovenstående vælg visningen Signering og i Aktuelle perioder vælg den periode der skal vises dokumenter for. Dokumentoversigten vil nu vise:

• Navn/Ansøger: navn på medarbejder/ansøger
• Beskrivelse: navn på dokumentet
• Status: status på signeringen såsom Startet, Afsluttet, Annullering anmodet og Annulleret
• Startdato: dato hvor signering blev startet
• Udløbsdato: sidste dag hvor der kan signeres
• Opdateret dato: dato hvor dokumentstatus sidst er opdateret
• Afsluttet dato: dato hvor dokumentet blev signere