Når du har aktiveret integrationen og opsat dine skabeloner m.m er du klar til at sende et dokument til underskrift hos en underskriver med MindKey

Du skal være opmærksom på følgende, når du sender dokumenter til underskrift gennem MindKey:

• Det er kun muligt at fremsende dokumenter af typen .PDF til signering
• Der kan kun fremsendes ét dokument ad gangen
• Samme dokument kan ikke fremsendes to gange
• Dokumenter fremsendes til og returneres fra Addo Sign (afhængig af status) hvert 15. minut startende på timeslag

Indholdsfortegnelse:
Fremsendelse af dokument
Signering i process
Annullering af signering
Log over hændelser
Returnering af underskrevet dokument
Overblik over dokumenter relateret til signering

Fremsendelse af dokument

Dokumenter kan sendes til signering fra følgende funktioner:

• Medarbejder
• Ansøger (rekruttering)
• Medarbejderrekvisitioner (eksisterende eller fremtidig ny medarbejder).

1. Vedhæft den pdf der skal sendes til signering.
   
2. Klik på Send til signering for at starte processen
   
   
   
3. I feltet Signeringsskabelon - vælger du den Addo Sign skabelon der skal benyttes. Nedenstående vises Addo Sign standard signeringsskabeloner, hvor det i de to sidste kolonner fremgår hvorledes modtager adviseres.
   
   
   
4. Den medarbejder dokumentet er vedhæftet på, er automatisk valgt som modtager – se forrige skærmdump. Afhængig af hvilken funktion, der sendes til signering fra, vil systemet forslå mulige pre-definerede roller i organisationen, markeret med grønt, som der frit kan vælges imellem. Der kan vælges en eller flere underskrivere på organisationens vegne og det er altid muligt at tilvælge en eller flere vilkårlige medarbejdere. Til hver funktion er der en foruddefineret prioritering af hvilken e-mail der benyttes til advisering, mens der firmamobil altid benyttes ift. SMS underretning.
   
5. Den MindKey valgte e-mail kan ikke ændres.
6. Modtagerne adviseres i den rækkefølge du har først og den næste først når den foranstående har godkendt.
7. Klik på OK for at sende dokumentet til signering.

Vær opmærksom på:

• Medarbejder
  • Der benyttes e-mail i prioriteret rækkefølge indtil en e-mail findes:
    • Medarbejderens virksomheds-e-mail
    • Medarbejderens private e-mail
  • Her kan følgende roller vælges:
    • Medarbejder
    • Refererer til manager
    • Afdelingsleder
    • Tegningsberettiget for afdeling
    • Sekundær leder
    • Vilkårlig anden 
• Medarbejderrekvisition
  • Der benyttes e-mail i prioriteret rækkefølge indtil en e-mail findes:
    • Medarbejderrekvisitionens private e-mail, hvis medarbejderen ikke er oprettet endnu
    • Medarbejders virksomhed e-mail
    • Medarbejderens private e-mail.
  • Her kan følgende roller vælges:
    • Rekvisitionsanmoder (typisk leder, der registrerer rekvisitionen)
    • Refererer til manager
    • Afdelingsleder
    • Tegningsberettiget for afdeling
    • Sekundær leder
    • Vilkårlig anden
•   
• Ansøger
  • Der benyttes e-mail i prioriteret rækkefølge indtil en e-mail findes:
    • Ansøgerens e-mail
    • Medarbejderens virksomheds-e-mail
    • Medarbejderens private e-mail.
  • Her kan følgende roller vælges:
    • Jobopslagsanmoder
    • Ansvarlig for jobopslaget
    • Afdelingsleder for afdeling der er registreret på jobopslag.

• Hvis en eller flere modtagere ikke har e-mail eller telefonnummer der skal benyttes ifm. den valgte skabelon fås en fejl når klikkes på Send til signering.
• Telefonnumre i MindKey skal være angivet med landekode.
• Det er ikke muligt at slette et dokument der er en del af en aktiv signeringsproces eller er signeret.

Signering i proces

Du kan følge signeringsprocessen fra det vedhæftede dokument.

I feltgruppen Signering vises:

• Status: status på signeringen såsom Startet, Afsluttet, Annullering anmodet og Annulleret
• Startdato: dato hvor signering blev startet
• Udløbsdato: sidste dag hvor der kan signeres
• Opdateret dato: dato hvor dokumentstatus sidst er opdateret
• Afsluttet dato: dato hvor dokumentet blev signeret

På fanen Signeringsdeltagere vises information om modtagerne:

▪ Sekvens
▪ Navn
▪ E-mail
▪ Telefonnummer

Mens der på fanen Signeringslog vises data fra dokumentets log i Addo Sign

Annullering af signering

Det er muligt at annullere en fremsendt signering, men det er ikke muligt at annullere en allerede underskrevet transaktion.

Log over hændelser

Så længe signeringen er i proces, kan signeringsloggen følges i MindKey. Denne læses automatisk fra Addo Sign og afspejler hvem og hvornår en modtager har underskrevet og/eller annulleret en underskrift.

Returnering af underskrevet dokument

Når det fremsendte dokument er signeret i Addo Sign returneres det underskrevne dokument automatisk til MindKey og erstatter det ikke-underskrevne dokument.

Overblik over dokumenter relateret til signering

Du kan få et overblik over dokumenter relateret til signering fra

• Medarbejdere: under Organisation, Administration og Medarbejderdokumenter
• Medarbejderrekvisitioner: under Organisation, Administration og Medarbejderrekvisitionsdokumenter
• Ansøgere: under Rekruttering, Administration og Ansøgerdokumenter

I ovenstående vælg visningen Signering og i Aktuelle perioder vælg den periode der skal vises dokumenter for. Dokumentoversigten vil nu vise:

• Navn/Ansøger: navn på medarbejder/ansøger
• Beskrivelse: navn på dokumentet
• Status: status på signeringen såsom Startet, Afsluttet, Annullering anmodet og Annulleret
• Startdato: dato hvor signering blev startet
• Udløbsdato: sidste dag hvor der kan signeres
• Opdateret dato: dato hvor dokumentstatus sidst er opdateret
• Afsluttet dato: dato hvor dokumentet blev signere