I Visma Addo er det muligt at oprette og organisere grupper af forskellige brugere på jeres konto. Fordelen ved at dele jeres brugere op i grupper er, at det danner et bedre overblik over, hvad der er relevant for de forskellige brugere, men det skaber også en sikkerhed i forhold til, hvem der har adgang til hvad.

Det kunne være I har valgt at oprette en gruppe til HR og en gruppe til salg. Hver gruppe ønsker en gruppeadministrator og en række brugere. Brugerne vil kun have adgang til de skabeloner og de transaktioner, der tilhører de grupper, som brugeren er oprettet under.

Opret og håndter grupper i Visma Addo
Oprettelse af grupper
Tilføj brugere til grupper
Rediger gruppe
Ekstra: Håndtering af grupper

Oprettelse af grupper

Det kræver administratorrettigheder at kunne oprette brugere.

1. Gå til dine Brugerindstillinger
2. I menuen yderst til venstre vælger du Brugere
3. Rul helt ned til feltet Grupper og tryk på Tilføj ny gruppe
4. Indtast Navn på gruppen (Det kan f.eks være en afdeling)
5. Klik på Gem

Der er nu blevet oprettet en ny gruppe og du har derfor mulighed for at tilføje brugere på din konto til de forskellige grupper.

Tilføj brugere til grupper

Under listen af dine brugere findes et felt der hedder Tilføj valgte brugere til, her har du mulighed for at vælge hvilken gruppe de valgte brugere skal tilføjes til. Du vælger brugere ved at trykke dem af til venstre for deres navn på listen. 

Hvis du har oprettet dine ønskede grupper, men vil tilføje brugere, er her en vejledning der viser dig hvordan du tilføjer valgte brugere til specifikke grupper. 

1. Gå til dine Brugerindstillinger
2. Klik på fanen Brugere yderst til venstre i menuen
3. Vælg de brugere, som du ønsker skal i en gruppe
4. Brug drop-down menuen til at vælge den gruppe som brugerne skal være en del af
5. Klik på Tilføj

Bemærk. Brugerne har forskellige roller og som i nedenstående tilfælde vil en Administrator have fuld adgang over alle indstillinger, skabeloner og transaktioner. Grupper er til Gruppeadministratorer, Group Viewer og Standard Brugere. Du kan læse meget mere om Addos brugerhierarki her.

Du har nu tilføjet brugerne til de valgte grupper. Som det fremgår af ovenstående screenprint vil du have mulighed for at se navn, medlemmer, gruppeadministrator og gruppens aktuelle status i tabellen.

Rediger gruppe

Du kan altid redigere en gruppe, uanset om det gælder navn, beskrivelse, medlemmer eller ændringer i forhold til gruppens status. 

1. Vælg gruppe, som du ønsker at foretage ændringer i
2. Du har et overblik over brugerne samt mulighed for at ændre deres Rolle i gruppen. Dette indebærer Gruppeadaministrator, Group Viewer og Medlem (Standard bruger)
3. Ved at klikke på det røde minus fjerner du en bruger fra gruppen
4. Du kan deaktivere eller slette en gruppe. Vælger du at deaktivere, vil du altid have mulighed for at aktivere gruppen igen. I oversigten over grupper kan du se de gruppens aktuelle status.
5. Gem oplysninger eller eventuelle ændringer.

Ekstra: Håndtering af grupper

Når du har oprettet dine grupper vil de være tilgængelige under fanen Skabeloner. Det vil sige, at de valgte brugere til de tilhørende grupper, vil kunne se skabelonerne for deres gruppe. Som det fremgår af nedenstående screenprint vil en administrator have det fulde overblik.

1. Gå til dine brugerindstillinger 
2. Klik på fanen Skabeloner i menuen yderst til venstre
3. I øverste bjælke finder du oversigten over grupper. I tilfældet er der valgt specifikke afdelinger, der indebærer HR, Boligadministration, Salg og Økonomi
4. Yderst til højre finden en menu under "Handlinger", hvor du som administrator kan flytte en skabelon fra én gruppe til en anden.

Du har mulighed for at skabe et bedre overblik ved at filtrere dine grupper. Det kan være en fordel, hvis der er tale om en virksomhed med mange transaktioner. Eksempelvis, hvis der er brugere med flere roller i forskellige roller eller en gruppeadministrator der administerere flere grupper.

1. Gå til dit Overblik over transaktioner
2. Nederst i højre hjørne finder du et tandhjul, hvor du kan bestemme hvilke kolonner der skal vises
3. Aktivér kolonnen "Gruppe"
4. I kolonnen "Gruppe" har du nu mulighed for at benytte dig af drop-down menuen til at justere, hvad du ønsker at få vist.