Som administrator på en konto har man mulighed for at oprette skabeloner til de forskellige grupper. En bruger på kontoen, som er placeret i en gruppe, vil kun have adgang til de skabeloner, der hører til gruppen samt skabeloner i Default-gruppen.

Skabeloner er regelsættende for alle transaktioner der er oprettet i Addo Sign - transaktioner er vores betegnelse for alle dokumentforsendelser der foretages, til en eller flere modtagere. Det er derfor vigtigt at have styr på skabeloner, og vi anbefaler at man laver skabeloner til ens forskellige flows i Addo Sign, for at sikre effektiv og automatiske arbejdsprocesser. 

 

8 trin for The Basics:
Trin 1: Grundlæggende indstillinger
Trin 2: Email indhold
Trin 3: Meddelelse vedrørende invitation
Trin 4: Frist og påmindelsesmeddelelse
Trin 5: Simple spørgsmål
Trin 6: Kvitteringstekst
Trin 7: Underskrift udført side
Trin 8: Signeringsflow

Øvrige funktioner:
Trin 9: Afsender distributionsmetoder
Trin 10: Design og Web Hooks

 

Grundlæggende indstillinger

Først skal du ind i dine skabeloner. Det gør du inde i dine indstillinger, under fanen "skabeloner".

1. Tryk på indstillinger
2. Vælg Skabeloner
3. Tryk herefter opret ny signeringsskabelon

 

Når du er inde på skabelonen kan du begynde at indstille den. Du har mulighed for at indstille regler for advisering og afsendelse, identifikation og underskrift, distributionfor af underskrevne dokumenter samt øvrige funktioner.

1. Advisering - Her vælges hvilken metode der benyttes til at sende et dokument til modtageren. Det kan for alle være SMS og email, og derudover kan private virksomheder tilkøbe e-Boks, og offentlige kan tilkøbe Digital Post. 
2. Identifikation - Her vælges om modtageren skal identificere sig selv, inden at de kan tilgå dokumentet som er afsendt til dem. Der er også her man vælger hvilken identifikationsmetode der i så fald benyttes. Bemærk, at nogle identifikationsmetoder låser en tilsvarende underskriftsmetode, såsom NemID / MitID, eIDAS m.fl.
3. Underskriftsmetode - Her vælges hvilken måde at underskriveren skal skrive under på det dokument som er sendt til dem. Som ovenfor, kan nogle underskriftsmetoder låse den tilsvarende identifikationsmetode.
4. Kvittering - Her vælges, om modtageren får en kvittering når alle dokumenter er underskrevet af alle parter. Hvis der vælges "nej", vil personen ikke få besked. Vælges der "Uden dokumenter" får de en besked om at det er underskrevet af alle parter, men der er ikke vedhæftet noget dokument. Vælges der "Med dokumenter" får de en kvitteringsmail med dokumentet vedhæftet.
   Såfremt man vælger at der skal sendes en kvitteringsbesked, kan man vælge om denne skal sendes til email, eller evt. e-Boks eller Digital Post ved tilkøb.
5. Adgangskode - Her vælges om det underskrevne dokument skal kodebehæftes når underskriveren modtager det, samt hvilken slags kode der benyttes. Bemærk at koden ikke står i Addo Sign efter afsendelse.
6. Øvrige mulighed - Der kan vælges 4 muligheder:
   Underskriv flere dokumenter med én underskrift (signeringsnøgle) - Giver muligheden for, at modtageren af et dokument kan underskrive flere dokumenter med én underskrift. Dette vil også spare afsenderen for credits, hvis der er mere end ét dokument. Du kan læse mere her
   Kan godkende alle bilag på én gang - Giver muligheden for at en underskriver kan godkende alle bilag på én gang, selv uden at læse dem. Dette bruges typisk til interne formål.
   Skal besvare simple spørgsmål - Hvis der er lavet simple spørgsmål i skabelonen, kan man aktivere at disse skal besvares som standard. Du kan læse mere om Simple spørgsmål her
   Kan placere underskriverens underskrift i dokumentet - Giver muligheden for, at afsender kan placere underskriften et sted i dokumentet. Bemærk: Dette har ingen juridisk påvirkning og er ren og skær kosmetisk. Du kan læse mere om Placer underskrift her

 

Email indhold

Under afsnittet, Email indhold, vælges hvilken og hvor meget information de mails der sendes fra Addo Sign skal indeholde. Det er også muligt at vælge mellem forskellige sprog til standardbeskederne. 

1. Her vælges hvilken information om afsenderen der skal være med i de mails modtageren får. Det er information om dig, som afsender, og det kontonavn/firmanavn der står på kontoen, som vil fremgå
2. Det kan også vælges hvor meget information om selve transaktionen der skal være med
3. Her vælges sprog for de mails der sendes. Dette påvirker også knapperne, som underskriveren trykker på, inde i signeringsportalen. Såfremt du har lavet om i beskederne og ændre sproget, skal du være opmærksom på at disse ikke oversættes. De erstattes i stedet med den standardbesked der ligger i programmet på det valgte sprog

 

Meddelelse vedrørende invitation

I dine skabeloner hører en standardbesked med, når du opretter den. Den kan nemt tilpasses, så ordlyden passer bedre til jer og de flows I sender afsted. Invitationsbeskeden er den første besked underskriveren modtager fra Addo Sign i signeringsforløbet.

1. Du går først ned til sektionen, Meddelelse vedrørende invitation
2. Selve ordlyden i meddelelsen kan du frit ændre som det passer dig. Felter med % foran er flettefelter - også kaldet standardparametre i Addo Sign. Flettefelterne trækker på information om underskriveren, afsenderen og dokumenterne. Bemærk venligst at %Signingportalurl% skal være med hvis denne besked sendes som SMS
3. Du kan finde og indsætter standardparametrene her

 

Frist og påmindelsesmeddelelse

Under Frist og påmindelsesmeddelelse indstilles udløbsdatoen og relaterede indstillinger, samt den ordlyd der er med i påmindelsesbeskeden.

1. Scroll ned til Frist og påmindelsesmeddelse
2. Her vælger du hvor lang tid underskriveren har til at underskrive. Denne kan være op til 90 dage
3. Her indstilles hvor ofte underskriveren skal påmindes om at de mangler at underskrive
4. Her vælges hvornår den sidste påmindelse skal sendes, inden transaktionen udløber
5. Ordlyden i påmindelsesbeskeden kan tilpasses, på samme måde som invitationsbeskeden

 

Simple spørgsmål

Med simple spørgsmål har du som afsender mulighed for at indhente information fra underskriveren i samme flow som der underskrives. Du kan også gøre således at ikke alle underskrivere skal besvare de simple spørgsmål, såfremt det kun er relevant for enkelte. I grundlæggende indstillinger, under step 6, viste vi hvorhenne du tilvælger at underskriveren skal besvare simple spørgsmål. Nedenfor har vi lavet et par eksempler

1. Scroll ned til simple spørgsmål
2. Når du skal tilføje simple spørgsmål, hakker du tilføj spørgsmål af
3. Såfremt underskrivere med denne skabelon skal besvare de simple spørgsmål, hakkes der af i denne. Dette hak kan fjernes, hvis der som udgangspunkt ikke skal svares på de simple spørgsmål, men du har stadig mulighed for at tilvælge det for den enkelte underskriver. Det bliver dermed undtagelsen fremfor reglen, hvis der ikke er hak i
4. Du tilføjer et nyt spørgsmål ved at trykke på tilføj et spørgsmål

 

Når der er trykket på "tilføj et spørgsmål" kommer spørgsmålseditoren frem, hvor du kan vælge mellem forskellige typer spørgsmål/svar.

1. Her skriver du det spørgsmål eller den instruks du vil give underskriveren
2. Du kan her vælge om det pågældende spørgsmål skal være påkrævet eller frivilligt. Bemærk, at hvis der er hak i "fortryd", behøves underskriveren ikke at udfylde spørgsmålet. Hvis der er hak i "påkrævet", kan de ikke færdiggøre underskriftsprocessen før de har svaret
3. Denne svartype er et tekstfelt, til kortere svar
4. Denne svartype er et tekstområde, til længere svar
5. Denne bruges til ja, nej eller "intet svar" såfremt spørgsmålet ikke er påkrævet. Hvis det er påkrævet, kan der kun vælges ja eller nej
6. Her kan du få underskriveren til at uploade en fil. Det kan eks. være et dokument eller et billede

 

Kvitteringstekst

Kvitteringsteksten kan ændres ligesom de andre beskeder, hvor ordlyden igen tilpasses

1. Scroll ned til kvitteringstekst
2. Se eller omskriv ordlyden i kvitteringsteksten, som underskriveren modtager såfremt det er valgt i de grundlæggende indstillinger

 

Underskrift udført side

Som en sidste, valgfri, besked, kan man vælge at skrive en besked som underskriveren ser inde i signeringsportalen, efter der er underskrevet og eventuelt simple spørgsmål er besvaret

1. Scroll ned til underskrift udført side
2. Her kan du vælge at skrive en hilsen eller instruks til underskriveren

 

Signeringsflow

I Addo Sign kan du vælge mellem et simpelt og et avanceret signeringsflow. I guiden her tages der udgangspunkt i et simpelt signeringsflow. Du kan læse mere om et avanceret signeringsflow her. 

1. Under signeringsflow, vælges der mellem simpelt eller avanceret. Vi bruger her et simpelt signeringsflow
2. Det er muligt at uploade et eller flere dokumenter i et simpelt flow, som ligger i skabelonen. Dette kan være både bilag og dokumenter som skal signeres. På den enkelte transaktion er det altid muligt at fjerne disse dokumenter igen, de fungerer blot som et udgangspunkt
3. Du kan også i et simpelt flow tilføje faste underskrivere på transaktionen. Disse kan tilføjes med andre indstillinger end dem der er defineret under grundlæggende indstillinger
4. Du kan her tilføje en eller flere modtagere af kopi, som ligger på skabelonen. Disse kan også fjernes på de enkelte transaktioner 

 

Du kan her se hvordan der tilføjes hhv. faste dokumenter, underskrivere og kopimodtagere til en skabelon

1. Her tilføjes faste dokumenter og bilag ved at trykke på tilføj dokument
2. Her tilføjes faste underskrivere ved at trykke på tilføj underskriver 
3. Her tilføjes faste kopimodtagere ved at trykke på tilføj modtagere af kopi

 

Afsender distributionsmetoder

Under fanen "Afsender distributionsmetoder" indstilles hvordan afsender skal modtage de underskrevne dokumenter. Som udgangspunkt er denne sat til afsenders email, men hvis man har opsat integrationer kan disse også vælges. Bemærk at det er muligt at vælge flere distributionsmetoder på én gang

1. Tryk på Afsender distributionsmetoder
2. Vælg den eller de metoder du ønsker skal anvendes

Du kan finde vores integrationsmuligheder her, samt guides.

 

Design og Web Hooks

Du kan tilpasse dine skabeloner med forskellige logoer, eller bruge det samme logo på tværs af din konto og skabeloner. Du finder en uddybende artikel og guide om design her.

1. Tryk på Design
2. Hvis der ikke er sat hak i denne, kan du tilføje et logo samt virksomheds farve til skabelonen. Hvis der er sat hak i brug indsstilling på kontoen, vil Addo Sign bruge dét logo som er uploadet under "design" i indstillinger. Det kan du igen læse mere om her
3. Såfremt du ønsker at uploade et andet logo end det der er på kontoen, trykker du upload her
4. Du kan hertil også tilpasse virksomhedsfarven, med den farvekode i benytter

 

Under Web Hooks kan du vælge at få opdateringer i realtid til egen applikation eller hjemmesiden. Det kan enten vælges at definere disse generelt for kontoen, eller på skabelon niveau. Du kan læse mere om Web Hooks her. 

1. Tryk på Web Hooks
2. Fjern hak i de statusser der evt. skal have andre indstillinger, end de der er defineret for kontoen 
3. Tryk på gem når du er færdig og tilfreds med din skabelon!