Som administrator på en konto har man mulighed for at oprette skabeloner til de forskellige grupper. En bruger på kontoen, som er placeret i en gruppe, vil kun have adgang til de skabeloner, der hører til gruppen samt skabeloner i Default-gruppen.

Du opretter skabeloner under indstillinger. Billedet nedenunder giver et eksempel på hvordan man opretter en skabelon til gruppen Default.

For at redigere en skabelon klikker du blot på en skabelon der findes i forvejen. 

For at slette en skabelon trykker du på den fra listen du vil slette og ruller ned i bunden. Her finder du en rød slet knap.

Hvis en skabelon ligger i Default har alle medlemmer adgang til dem, og hvis man har rollen administrator har man adgang til alle skabeloner i alle grupper.

8 trin for at oprette en skabelon:
Trin 1: Grundlæggende indstillinger
Trin 2: Email indhold
Trin 3: Meddelelse vedrørende invitation
Trin 4: Frist og påmindelsesmeddelelse
Trin 5: Simple spørgsmål
Trin 6: Kvitteringstekst
Trin 7: Underskrift udført side
Trin 8: Signeringsflow

Grundlæggende indstillinger

Her har du mulighed for at indstille standarden for afsendelse, underskrift, og distribuering for modtagerne for transaktioner oprettet med denne skabelon.

1. Advisering - Her vælges hvilken metode der benyttes til at sende et dokument til modtageren
2. Identifikation - Her vælges om modtageren skal identificere sig selv, inden at de kan tilgå dokumentet som er afsendt til dem. Der er også her man vælger hvilken identifikationsmetode der i så fald benyttes.
3. Underskriftsmetode - Her vælges hvilken måde at underskriveren skal skrive under på det dokument som er sendt til dem.
4. Kvittering - Her vælges, om modtageren får afsendt en kvittering når alle dokumenter er underskrevet af alle parter. Hvis der vælges "nej", vil personen ikke få besked. Vælges der "Uden dokumenter" får de en besked om at det er underskrevet af alle parter, men der er ikke vedhæftet noget dokument. Vælges der "Med dokumenter" afsendes dokumentet også med.
   Hvis man vælger at der afsendes en kvittering, kan man også vælge hvor dokumentet skal afsendes til.
5. Adgangskode - Her vælges om det underskrevne dokument skal kodebehæftes når underskriveren modtager det. samt hvilken slags kode der benyttes.
6. Øvrige mulighed - Der kan vælges 4 muligheder:
   Underskriv flere dokumenter med én underskrift (signeringsnøgle) - Giver muligheden for, at modtageren af et dokument kan underskrive flere dokumenter med én underskrift. Dette vil også spare afsenderen for credits, hvis der er mere end ét dokument. Du kan læse mere her
   Kan godkende alle bilag på én gang - Giver muligheden for at en underskriver kan godkende alle bilag på én gang, selv uden at læse dem.
   Skal besvare simple spørgsmål - Hvis der er lavet simple spørgsmål i skabelonen, kan man aktivere at disse skal besvares som standard. Du kan læse mere om Simple spørgsmål her
   Kan placere underskriverens underskrift i dokumentet - Giver muligheden for, at afsender kan placere underskriften et sted i dokumentet. Bemærk: Dette har ingen juridisk påvirkning og er ren og skær kosmetisk. Du kan læse mere om Placer underskrift her

Email indhold

Der er mulighed for at bestemme sproget på den mail der bliver sendt til modtageren, både for standard beskeder, men også den ikke redigérbar tekst som eksempelvis knapper. Desuden kan du vælge hvilke oplysninger du ønsker bliver transparente i beskeden. Bemærk at hvis sproget ændres vil en popup boks spørge om du ønsker at ændre sproget på standard beskederne, det er ikke en oversættelse men en erstatning af beskeden der står, med en anden standard besked på det valgte sprog.

Meddelelse vedrørende invitation

En standard besked følger med skabelonen når den oprettes, du kan vælge at tilpasse beskeden og emnet som underskriveren vil modtage med invitationen til de dokumenter der skal underskrives. Ved at vælge en af standard parametrene fra dropdown listen vil valgte parameter erstattes af passende information. Eksempelvis vil %recipientname% skrive navnet på modtageren. Bemærk venligst at %Signingportalurl% skal være med hvis denne besked sendes som SMS. %signingsportalurl% er altid med i de standard beskeder, som Addo automatisk benytter hvis der ikke ændres i “Meddelelse vedrørende invitation”. 

Frist og påmindelsesmeddelelse

Alle transaktioner skal have en udløbsdato, men det er op til dig at bestemme hvor længe fristen varer. Som standard står den til 14 dage med et mellemrum mellem påmindelser på 14 dage, og en endelig påmindelse 1 dag før fristen udløber. Nedenfor de indstillinger er der mulighed for at skrive en besked for påmindelsen, som nævnt før følger der en standard besked med når skabelonen oprettes, men den kan tilpasses som man ønsker. 

Simple spørgsmål

Ved at tilvælge simple spørgsmål til skabelonen vil underskriveren have mulighed for at svare på et tilpasset spørgsmål efter dokumenterne er blevet underskrevet. Ved at tilvælge simple spørgsmål til skabelonen kan du vælge hvordan underskriveren skal svare. Der er mulighed for en kort eller lang tekst, ja/nej, eller ved at uploade en fil. 

Ved at vælge at spørgsmålene er påkrævet betyder det at alle der kan svare på spørgsmål, skal svare på spørgsmålet. Vær dog opmærksom på at hvis du tilvælger simple spørgsmål skal du også vælge om underskriveren skal have mulighed for at svare, det vælges under grundlæggende indstillinger som vist på billedet.

Dette kan både ændres på “Skabelonen” eller når der tilføjes en underskriver på “Send”-siden. Ændres det på skabelonen, vil ændringen være permanent. 

Kvitteringstekst

Som de tidligere beskeder er der skrevet en besked når skabelonen oprettes, men du har mulighed for at tilpasse den som det passer dig. 

Denne besked viser hvad underskriveren modtager når transaktionen er gennemført på SMS eller email, hvis det er valgt under grundlæggende indstillinger.

Underskrift udført side

Denne beskedboks følger principperne fra tidligere bokse, på nær der ikke eksistere en besked når skabelonen oprettes. Når underskriveren har skrevet under og efter de evt. simple spørgsmål er blevet besvaret, vil de blive mødt af denne besked, hvis der står skrevet noget i browseren.

Signeringsflow

Du har mulighed for at bestemme om skabelonen skal bestå af et simpelt eller avanceret signeringsflow, som standard er det simpelt. Et simpelt signeringsflow sender alle dokumenter til alle modtagere, enten på en gang eller i en bestemt rækkefølge. Med et avanceret signeringsflow kan du vælge hvilken modtager der skal modtage hvilke dokumenter og hvornår.

Nogle funktioner er dog unikke til simpelt flow, de kan ses i billedet ovenfor.

• Dokumenter: Det er muligt at fastgøre et dokument til skabelonen så det vil følge med når skabelonen er valgt. Det er muligt at fravælge fra den enkelte transaktion når skabelonen bliver taget i brug. Dette er kun muligt ved simpelt flow.
• Underskrivere: Det er muligt at fastgøre underskrivere til skabelonen så de vil følge med når skabelonen er valgt. Det er muligt at fravælge fra den enkelte transaktion når skabelonen bliver taget i brug.Dette er kun muligt ved simpelt flow.
• Modtagere af kopi: Det er muligt at fastgøre modtagere af kopi til skabelonen så de vil følge med når skabelonen er valgt. Det er muligt at fravælge fra den enkelte transaktion når skabelonen bliver taget i brug. Dette er kun muligt ved simpelt flow.
• Meddelelse vedr. datakampagneinvitation: Hvis skabelonen bliver brugt til addo forms kan du her vælge hvilken besked underskriverne modtager når de får sendt transaktionen.
• Meddelelse vedr. datakampagnepåmindelse: Hvis skabelonen bliver brugt til addo forms kan du her vælge hvilken besked underskriverne modtager når de får en påmindelse.
• Afsender distributionsmetoder: Når transaktionen er gennemført vil du modtage en kopi af det underskrevne dokument. Her kan du vælge hvordan du vil modtage dokumentet. Addo uden nogen integrationer har kun mulighed for at sende på mail, men får du sat e-boks eller lignende op kan man vælge at modtage det underskrevne dokument på valgte integration. Læs mere om vores integrationer her, under fanen "Integrationer".