Skabeloner bestemmer hvordan alle regler i en forsendelse/transaktion fungerer og de skal bruges når man sender en ny underskrivning, en sikker filoverførelse, en Addo Form og til Addo Merge (brevflet/masseudsendelse). I denne artikel vil vi bl.a. gennemgå hvad en skabelon er, de forskellige skabelonstyper og hvem der kan oprette en skabelon. 

Nogle af de parametre som bestemmes af en skabelon er blandt andet hvordan personerne skal signere, hvilken ordlyd modtagerne får ved anmodning om signering, hvilken underskriftsmetode som skal benyttes, hvortil dokumenterne distribueres efter signering og om nogle modtagere kun skal signere enkelte dokumenter og nogle andre skal signere andre dokumenter. De kan også definere, alt afhængig af hvilken gruppe de er oprettet i, hvem der kan se hvad der er udsendt. Skabelonerne kan derfor standardisere processer men også målrette ordlyd og processer i forhold til den enkelte arbejdsopgave.

Der skal bruges en skabelon når man sender en ny underskrivning, en sikker filoverførelse, en Addo Form og til Addo Merge (brevflet/masseudsendelse), men det er muligt at ændre i skabelonen for hver enkel forsendelse/transaktion. En skabelon kan hjælpe med at gøre afsendelsen af en transaktion mere effektiv og simpel, men det er stadig muligt at tilpasse skabelonen til den enkelte transaktion.

I denne artikel vil det blive gennemgået hvilke forskellige skabelonstyper som der er, og hvornår disse skal bruges, hvem der kan oprette skabeloner, hvordan en skabelon vælges ved udsendelse og hvordan man redigerer, sletter, duplikerer og flytter skabeloner

Hvad er muligt at bestemme i skabelonsindstillingerne?
Skabelonstyper
Oprettelse af skabeloner og grupper
Vælg skabelon ved forsendelse
Redigering, duplikering, sletning og flytning af skabeloner

Hvad er muligt at bestemme i skabelonsindstillingerne?

De indstillinger som bl.a. kan bestemmes i skabelonsindstillinger er:

• Grundlæggende indstillinger for identifikations- og underskriftsmetode
• Standardsproget i e-mails og sms-beskeder
• Ordlyden i meddelelserne (både invitation til underskrift og til frist og påmindelsesmeddelelser)
• Simple spørgsmål (læs mere her)
• Kvitteringstekst
• Simpelt eller avanceret signeringsflow (læs mere om avanceret signeringsflow her)
• Underskrivere
• Modtagere af kopi
• Afsender distributionsmetode

Skabelonstyper

Der findes tre forskellige skabelonstyper: skabelon til dokumentsigneringer, skabeloner til sikker filoverførelse og skabeloner til underskrift af Addo Forms, som alle tre dækker forskellige behov. 

1. Hvis et dokument skal sendes til underskrivning, eller der skal laves en masseudsendelse med brevflet for at indhente underskrifter fra flere personer, benyttes en skabelon til dokumentsignering
   
2. Hvis et dokument skal sendes med en sikker filoverførsel til en eller flere personer, eller der skal laves en masseudsendelse med brevflet som ikke skal underskrives, benyttes en skabelon til sikker filoverførelse
3. Hvis en digital formular skal udsendes med Addo Forms og underskrives, benyttes en skabelon til underskrift af Addo Forms

Når man kommer ind i skabelonsindstillingerne, så vil man automatisk lande ved skabelonerne til dokumentsignering, og skal dermed aktivt gå ind i en af de andre kategorier for at tilføje, ændre eller slette skabeloner af den rigtige type.

Skabeloner til Addo Merge (brevflet): Når man laver en masseudsendelse med brevflet kan man enten vælge at sende det med en skabelon til dokumentsignering eller med en skabelon til sikker filoverførelse. Valget afhænger af om modtageren skal underskrive dokumenterne eller ej. Du kan læse mere om masseudsendelse med Addo Merge her.

Oprettelse af skabeloner og grupper

Det er kun muligt for administratorer og gruppeadministratorer at oprette nye skabeloner, men det er muligt for alle at bruge skabeloner som hører til deres gruppe samt skabeloner i Default-gruppen. En administrator kan oprette skabeloner som er tilgængelige for alle og i alle grupper, mens en gruppeadministrator kun kan oprette skabeloner til sin egen gruppe.

Gruppen, som skabelonen er oprettet i, bestemmer hvem der har adgang til skabelonen. En person kan godt være medlem af flere grupper og dermed have adgang til skabelonerne i alle de grupper, som personen er medlem af. Læs mere om grupper, brugere og rettigheder her. 

1. Her ses et eksempel med fem forskellige grupper (Default, HR, Boligadministration, Salg, Økonomi). Default-gruppen har alle som nævnt adgang til.

Du kan læse mere om hvordan du oprettet de forskellige slags skabeloner her:

• Oprettelse af Skabeloner til dokumentsigneringer
• Oprettelse af Skabeloner til sikker filoverførsel
• Oprettelse af Skabeloner til underskrift af Addo Forms

Vælg skabelon ved forsendelse

Når du skal sende et dokument til en modtager, er der mulighed for, at vælge en skabelon som henvender sig til den gruppe som du er en del af eller den proces som skal udføres. Alle forsendelser sendes ud fra en skabelon, og det er derfor vigtigt at du først og fremmest vælger en skabelon inden, at du foretager dig andet i forhold til en udsendelse. På nedenstående billede kan det ses hvordan det ser ud, når man skal vælge en skabelon ved forsendelse. Som det kan ses på billedet, så er skabelonerne inddelt i grupper (Default, HR osv.). Dette er bestemt af i hvilken gruppe skabelonen er oprettet i. 

Når en forsendelse/transaktion skal sendes afsted, så vælges skabelonen i den orange boks i toppen af ’Send’-siden:

1. Tryk for at vælge skabelon
2. Vælg den ønskede skabelon

Redigering, duplikering, sletning og flytning af skabeloner

Alle eksisterende skabeloner kan selvfølgelig også redigeres, dublikeres, slettes og flyttes til andre grupper. Dette kan gøres ved hjælp af den blå funktionsboks til højre under "handlinger".

1. Tryk på handlings symbolet ud fra den skabelon som du vil foretage ændringer på.
2. Tryk på den handling som du ønsker foretaget:
   Flyt: Flytter skabelonen til en anden gruppe.
   Omdøb: Du kan omdøbe navnet på skabelonen
   Duplikér: Muligheden for at lave en kopi af skabelonen og dens regler
   Slet: Sletter skabelonen.

Læs mere om at flytte skabeloner her.