Et signeringsflow er det forløb en transaktion gennemgår fra start til slut. Der er mulighed for at vælge mellem et simpelt og et avanceret signeringflow. Et avanceret flow vil styre hvilke dokumenter der sendes til hvem og i hvilken rækkefølge. Derudover er det muligt at bestemme om modtagerne skal underskrive eller bare se de enkelte dokumenter som bilag.

Med et avanceret signeringsflow kan du tilpasse, hvilke personer der modtager specifikke dokumenter. Det kan være praktisk i situationer, hvor ikke alle skal se de samme dokumenter, og det varierer hvem der skal skrive under på hvilke dokumenter.

Inden afsendelse - Tilgå avanceret signerings flow
Inden afsendelse - Opsætning af et avanceret signeringsflow
Afsendelse - Afsendelse af en avanceret signering
Efter afsendelse - Følg forsendelsen i transaktionsoverblikket.

Tilgå avanceret signeringsflow

For at aktivere et avanceret signeringsflow, skal det aktiveres under skabelonindstillingerne på din konto. Dette skal gøres forud for udsendelse og kan kun gøres af en administrator.

Aktiveringen af et avanceret signeringsflow foregår derfor pr. skabelon, og er en indstilling som man kan vælge til eller fra:

1. Tryk på Indstillinger
2. Vælg Skabeloner
3. Tryk på den skabelon, som du vil aktivere avanceret signeringsflow for, eller opret en ny skabelon.

Når du har valgt eller oprettet en ny skabelon, skal du scrolle helt ned i bunden, hvor du har muligheden mellem at vælge mellem "Simpel" og "Avanceret" signeringsflow. 

Bemærk: Skabeloner følgerne reglerne for simpelt signeringsflow som standard.

1. Scroll ned til bunden ved hjælp af bjælken til højre eller ved at scrolle på din mus.
2. Vælg "Avanceret" signeringsflow

Opsætning af et avanceret signeringsflow

Det er dog ikke nok at skifte signeringsflowstype da et avanceret signeringsflow kræver at det bliver sat op til det forløb, som du ønsker, at det skal følge. Nedenfor er en trin-for-trin guide til hvordan et avanceret signeringsflow tilpasses.

Som det første opretter du Underskrivers roller. Addo Sign benytter sig af rollerne for at kunne kende forskel på de forskellige underskrivere. Når en underskriver tilføjes til denne skabelon skal du vælge hvilken underskriverrolle, som underskriveren skal tildeles.

1. Tryk på Tilføj underskrivers rolle. 
2. Vælg et passende navn for rollen, som definerer deres opgave eller funktion.
3. Tag stilling til, hvilken Underskriftsmetode som personer af denne rolle skal skrive under med.
4. Vælg om personer med denne rolle skal identificere sig selv, samt på hvilken måde.

Dernæst oprettes Dokumentgrupper. En dokumentgruppe kan indeholde en eller flere dokumenter og er designet til at Addo Sign kan kende forskel på hvilke dokumenter der skal sendes til de forskellige underskrivere.

1. Tryk på Tilføj dokumentgruppe.
2. Vælg et Passende Dokumentgruppenavn. Navnet skal afspejle hvilken slags dokumenter, der skal tilføjes til forsendelsen.

Vi er nu klar til at bestemme hvilke roller der skal skrive under på de forskellige dokumentgrupper og i hvilken rækkefølge det skal gøres. Nedenfor er et eksempel på hvordan det kan sættes op. Rækkefølgen skal læses fra 1. signering og mod 4. signering. 

1. I ovenstående eksempel, vil alle personerne i 1. signering modtage forskellige dokumenter på samme tid. Lejer og Ejendomsadministrator vil modtage dokumenterne fra "Kontrakt" og Bestyrelsen vil modtage dokumenterne fra "Betingelser" samt "Dokumenter".
2. Dernæst vil det gå videre til 2. signering, hvor Bestyrelsen får dokumenterne fra "Kontrakt" dokumentkategorien, Lejer vil få dokumenterne fra "Betingelser" og Ejendomsadministrator vil få dokumenterne fra "Dokumenter"
3. 3. signering, og den sidste i dette forløb er, at Lejer får dokumenterne fra "Dokumenter" dokumentkategorien til signering.

Din skabelon er færdig og du kan nu gemme den og begynde at arbejde med den.

Afsendelse af dokumenter med avanceret flow

Når en skabelon med et avanceret signeringsflow vælges til en transaktion, ser det lidt anderledes ud end med et simpelt signeringsflow, fordi du skal have mulighed for at knytte dokumenter til en dokumentgruppe og give modtagerne nogle roller. Følgende er billeder der følger tidligere eksempel.

1. Der skal tilføjes underskrivere i de forskellige roller.
2. Dokumenter tilføjes de forskellige dokumentgrupper.
3. Her kan du se forløbet, for hvem der skal underskrive hvilke dokumenter samt hvornår.

Når flowet er sat op som ønsket, kan der ny trykkes “Send”. Bemærk: Det er kun underskrivere i “1. signering” der nu vil modtage en email/SMS invitation til at underskrive. Når der er underskrevet af alle parter heri fortsætter signeringsflowet til “2. signering”.

Følg forsendelsen i transaktionsoverblikket.

Når der er blevet afsendt en transaktion med et avanceret signeringsflow, fremgår der en masse linjer for transaktionen og en oversigt over samtlige flows.
Du kan trykke på "Vis signeringsflow" for at få en oversigt over, hvor langt forløbet er:

1. Tryk på Overblik
2. Tryk på Transaktionen, hvor du gerne vil undersøge signeringsflowet
3. Tryk på Vis signeringsflow - Hvorefter der kommer en pop-up frem.
4. I pop-uppen kan du se, hvem der skal skrive under, med Status startet, hvem der har skrevet under eller afventer at få dokumenterne, som har status afventer.