Et signeringsflow er det forløb en transaktion gennemgår fra start til slut, der er mulighed for at vælge mellem Simpel og Avanceret.
Et standard signeringsflow vil sige at alle dokumenter sendes til alle modtagere. Det er muligt at bestemme om modtagerne skal underskrive eller bare se de enkelte dokumenter som bilag.
Vi er godt klar over en transaktion kan være mere kompleks end som så, og for at undgå at skulle dele transaktioner op i små bidder, har vi alternativet at vælge et avanceret signeringsflow.
Med et Avanceret signeringsflow kan du tilpasse, hvilke personer der modtager specifikke dokumenter. Det kan være praktisk i situationer, hvor alle skal se de samme dokumenter, men det varierer mellem hvem, der skal skrive under.
Skabelonindstillinger
For at oprette en transaktion med avanceret signeringsflow skal du først oprette en skabelon med avanceret signeringsflow. Følgende er en trin-for-trin guide til hvordan det gøres.
- Klik på tandhjulet øverst til højre i Addo.
- Vælg Skabeloner. I venstre side.
- Vælg en skabelon du ønsker at redigere, eller opret en ny skabelon.
- Rul ned til du finder overskriften Signeringsflow.
- Vælg Avanceret.
Det er dog ikke nok at skifte signeringsflowtype da avanceret kræver det bliver sat op til det forløb du ønsker den skal følge. Nedenfor er en trin-for-trin guide til hvordan det avancerede signeringsflow tilpasses.
- Som det første opretter du Underskrivers roller. Addo benytter sig af rollerne for at kunne kende forskel på de forskellige underskrivere. Når en underskriver tilføjes til denne skabelon skal du vælge hvilken underskriver rolle der skal tildeles.
- Dernæst oprettes Dokumentgrupper. En dokumentgruppe kan indeholde en eller flere dokumenter og er designet til at addo kan kende forskel på hvilke dokumenter der skal sendes til de forskellige underskrivere.
- Vi er nu klar til at bestemme hvilke roller der skal skrive under på de forskellige dokumentgrupper og i hvilken rækkefølge det skal gøres. Nedenfor er et eksempel på hvordan det kan sættes op. Rækkefølgen skal læses fra 1. signering og mod 4. signering. I eksemplet skal alle personer med rollen Lærling og Leder først underskrive dokumenterne i Lønaftale-gruppen. Derefter vil Lærling- og Afd. Ansvarlig-rollen modtage Ansættelse- og Skema-gruppen’s dokumenter.
Din skabelon er færdig og du kan nu gemme den og begynde at arbejde med den.
Når en avanceret skabelon vælges til en transaktion, ser det lidt anderledes ud end hvis den havde været et simpelt flow, for du skal have mulighed for at knytte dokumenter til en dokumentgruppe og give modtagerne nogle roller. Følgende er billeder der følger tidligere eksempel.
Når flowet er sat op som ønsket, kan der ny trykkes “Send”. Bemærk: Det er kun underskrivere i “1. signering” der nu vil modtage en email/SMS invitation til at underskrive. Når der er underskrevet af begge parter, fortsætter signeringsflowet til “2. signing”.
