Opbygning af et brevfletdokument

Brevfletning bliver brugt til at sende standard- eller personificerede dokumenter til mange modtagere. For at oprette transaktioner med brevfletning i Addo skal du bruge 2 dokumenter.

• Brevfletdokument
• Data set i form af en CSV-fil

Notér: Det er muligt at benytte et word dokument uden flettefelter, hvis der er tale om et standarddokument, der ikke behøver at blive personificeret. Dette kan være brugbart, hvis der er tale om mange underskrivere.

Opbygning af brevflet dokument uden flettefelter

Hvis det dokument du ønsker at sende til flere underskrivere skal have identisk layout, formatering, tekst, og billeder, kan du vælge at lave brevfletning uden flettefelter. Følgende er en trin-for-trin guide over, hvordan du opretter sådan et dokument. Det forventes, at du har et word dokument gemt som .docx på forhånd.

1. Find Brevflet fanen i Addo og vælg den udsendelsesskabelon du vil bruge.
2. Som det næste uploades det word dokument, der skal sendes til underskriverne
3. Det sidste der skal uploades er det datasæt, der passer til flettefilen. Det er herfra alle oplysninger om modtagerne bliver hentet fra, så det er vigtigt at filen er sat korrekt op. Vi foreslår at trykke download CSV skabelon.
4. Skabelonen der er downloadet åbnes i excel, herfra kan du se nogle prædefinerede kolonner.
5. Udfyld den data der er behov for under de headers, der er genereret, herefter gemmes filen som CSV med UTF-8
6. Tilbage i Addo vælger du Upload flettefil (CSV format) og uploader det datasæt du lige har udfyldt.
7. Når filerne er uploadet, skal du trykke Validere og der vil så blive tjekket om filerne passer sammen. Hvis der er fejl bliver der nævnt, hvilke felter du skal tjekke i CSV-filen.
8. Du skulle nu blive vist en præsentation af de transaktioner der vil blive oprettet på baggrund af din brevflet process.
9. Hvis alt ser ud som det skal trykker du Send og Addo vil påbegynde transaktionerne ud fra dine dokumenter. Bemærk at det kan tage noget tid, før alle transaktioner er oprettet.

Forbered dit datasæt

Hvis du ønsker at personificere dit word dokument til den enkelte underskriver, skal du forberede et datasæt. Det er denne data, der vil definere, hvilken information der skal indsættes på flettefelterne i word dokumentet. Datasættet vil blive illustreret i Excel, men det er muligt at åbne i andre programmer også.

1. Åbn et Excel dokument og definér kolonneheaderen for hver stk. information du ønsker at inkludere, eksempelvis navn, addresse, email.
2. Udfyld en række information for hver person, der skal inkluderes i transaktionerne
3. Gem Excel dokumentet på computeren.

Integrér din flettedata til dit word dokument

Når du har forberedt dit datasæt, er det parat til at blive flettet med word-dokumentet. Følgende er en trin-for-trin guide til at lave flettefelter i word-dokumentet.

1. Åben Word, tryk på Mailings fanen og vælg Start Mail Merge. Fra den dropdown vælges Step-by-Step Mail Merge Wizard.
2. Et brevflette vindue vil blive åbnet, hvor den ønskede filtypde vælges.
3. Du vil nu blive bedt åbne et existerende dokument eller starte et nyt og trykke næste.
4. Som det næste vil du blive bedt vælge modtagere af dokumentet og her vælger du Use an existing list. Her vælger du datasættet, du forberedte tidligere.
5. Som det næste vil et vindue med modtagerne fra datasættet poppe op, her har du mulighed for at dobbelttjekke.
6. Klik OK og nu vil dine flettefelter være gemt på baggrund af indholdet fra datasættet.
7. For at indsætte et flettefelt trykker du under Mailings fanen og klikker Insert Merge Fields.

Herfra kan du indsætte flettefelter i Word-dokumentet, det vil være tydeligt, hvilke der er flettefelter. Når du har støbt dit dokument, er du klar til at sende det med Visma Addo. Følgende er en trin-for-trin for netop det.

1. Åben Visma Addo i browseren, tryk brevflet vælg hvilken udsendingsskabelon der skal benyttes.
2. Upload det brevflette dokument du har forberedt.
3. Upload dit datasæt eller download en skabelon på baggrund af dit flette dokument og udfyld den nødvendige data. Notér datasættet skal gemmes som CSV fil.
4. Nu hvor alt er uploadet trykker du Validere og venter på at Addo passer filerne til hinanden.
5. Hvis der er fejl vil de blive nævnt i en liste nedenfor, med reference til hvor fejlen opstår. Hvis der ikke er nogen fejl er du klar  til at trykke Send.
6. Når alle tidligere trin er fulgt er du klar til at sende, vær dog opmærksom på at større brevfletninger kan tage længere tid for systemet og du ser derfor muligvis ikke alle transaktioner med det samme.