Med Addo Forms kan du lave en elektronisk formular, som enten bliver sendt med e-mail til en modtager eller gøres tilgængeligt via et link. Denne formular kan derefter blive udfyldt af modtageren, der kan indebære forskellige spørgsmål.

Addo Forms kan bruges til mange smarte formål - du kan lave kontrakter til alskens formål, udarbejde aftaler, formularer, indmeldelsesblanketter og hvad fantasien ellers rækker til med Forms. Det forsimpler informationsindsamlingen for jer, og sender et top-professionelt udtryk til jeres kunder, ansatte, brugere, eller hvad det nu skulle være. Du kan få mere viden Addo Forms her.

Det basale
1. Opret Form
2. Sektioner

Svarmuligheder
3. Svarmuligheder (ved oprettelse)
4. Svarmuligheder (for respondent)

Øvrige muligheder
5. Påkrævet / udfyld før afsendelse 
6. Offentligt link til Forms
7. Signerings skabelon til Forms

 

Opret Form

Når du skal oprette en ny Addo Form, skal du ind i dine indstillinger. Bemærk venligt, at det kræver GruppeAdministrator eller Administrator rettigheder at oprette en Form. Du kan se vores brugerhierarki her, for flere informationer. (Tip: hvis du ikke kan se detaljerne i billedet, kan du klikke på det for at få det forstørret)

1. Tryk på indstillinger
2. Vælg Forms
3. Tryk på Opret ny formular

 

Du kan nu gå igang med at oprette din Form. Som det første skal skabelonen for Formen have et navn, Formen skal have en titel og så kan du selv vælge om du vil navngive den PDF-fil der dannes efter underskrift. 

1. Vælg hvad skabelonen skal kaldes. Dette er internt for jer som bruger Visma Addo, og kan ikke ses af respondenten (som udfylder og underskriver)
2. Denne er valgfri. Her kan du vælge at navngive den PDF som dannes efter formularen er underskrevet
3. Formtitlen vil fremgå når modtageren udfylder formularen og underskriver. Sørg derfor at give den et retvisende navn, der fortæller modtageren hvad det drejer sig om
4. Her kan du vælge at skrive en rubrik til din Form-titel, som fortæller lidt mere om den

 

Den orange boks på siden, henviser til den signeringsskabelon Formen bruger. Det har vi en hel artikel om her, som viser og forklarer hvordan den laves.

1. Vælg her hvilken skabelon der skal bruges for Formen

 

Sektioner

Forms opbygges i forskellige sektioner. Det er også muligt at have én lang sektion med spørgsmål og information, men det anbefales at bruge sektioner til forskellige emner, for at gøre det mere overskueligt for modtageren.

1. Du kan tilføje spørgsmål i samme sektion som modtagerinformationen udfyldes. Disse defineres af den valgte signeringsskabelon. Hvis du tilføjer spørgsmål i denne sektion, vil de stå i forlængelse af modtagerinformationen
2. Du kan snildt oprette flere sektioner, som står som individuelle "bokse". Der kan ændres i rækkefølgen på sektioner senere, om nødvendigt

 

Nedenfor ses en visualisering af hvordan forskellige sektioner præsenterer sig for modtageren

1. Her vil den valgte Form titel stå
2. Såfremt der er udfyldt noget, vil beskrivelsen stå her
3. Hvis du indsætter spørgsmål i samme sektion som modtagerinformationen, vil det se således ud
4. Øvrige sektioner står enkeltvis, som vist her

 

Svarmuligheder (ved oprettelse)

Nedenfor gennemgås de forskellige spørgsmål/svar felter. Disse udpensles i større grad nedenfor

1. Tryk på Opret i en sektion
2. Herefter kan du vælge mellem forskellige spørgsmål/svar muligheder, samt rammesættende funktioner såsom titel og tekst. Disse gennemgås nedenfor

 

Nedenfor er de forskellige funktioner valgt og udfyldt med spørgsmål, for eksemplets skyld. Vi starter med de første fire, som er meget ligetil.

1. Dette felt er Titel-feltet. Det kan bruges ved forskellige afsnit i din Form, og sætter tonen for hvad sektionen/afsnittet består af. Dette felt kan kun ændres inde i formularen
2. Tekst-feltet bruges til at uddybe, forklare, oplyse eller rammesætte et afsnit. Det kan være en kortere eller længere tekst. Dette felt kan kun ændres inde i formularen
3. Tekstsvar på én linje bruges til kortere tekstsvar, såsom navn, alder, land m.v. 
4. Tekstsvar på flere linjer bruges til længere tekstsvar, hvor en enkelt linje ikke er nok. Det kan være en adresse, udsagn, eller andet. 

 

Hernæst ser vi på de to metoder som kan bruges til at give respondenten valgmuligheder. Dette kan være en enten-eller funktion, eller checkbokse, hvor flere valg krydses af.

1. Checkbokse bruges når der skal kunne vælges flere muligheder. Der kan altså sættes hak i flere af boksene
2. Radio-buttons bruges som en enten-eller funktion, hvor kun én boks kan hakkes af. Når du bruger Radio-buttons har du også mulighed for at lave afhængigheder. 

 

Med Radio-buttons kan du skabe en eller flere afhængigheder for dine svar. Det kan altså udløse nye spørgsmål, afhængigt af hvad der vælges

1. Tjek først Har afhængigheder af
2. Under alle valgmuligheder kommer nu en funktion frem hvor der står Tilføj afhængighed. Tryk på den
3. Du kan her vælge mellem alle svarmuligheder. Til dette eksempel vælges Tekstsvar på flere linjer
4. Du kan nu se at der er lavet en afhængighed, som afhænger af Enten. Her kan man eksempelvis bede respondenten om at svare på hvorfor denne valgmulighed blev valgt

 

Nedenfor gennemgås de sidste tre mulige felter. 

1. Du kan her få uploadet en fil af modtageren. Det kan både være et dokument, en PDF-fil eller et billedfil
2. Du kan selv indsætte et billede i din Form med denne funktion
3. Med denne funktion kan der vælges en bestemt dato med kalenderfunktionen

 

Svarmuligheder (for respondent) 

Nedenfor kan man se hvordan Addo Forms ser ud for respondenten, når de skal udfylde den. Det er samme funktionerne som er gennemgået ovenfor, men de vil se således ud når formularen sendes afsted. 

 

De første 5 svarmuligheder er markeret nedenfor, så du kan se hvordan de ser ud for respondenten.

1. Titel
2. Tekst felt
3. Tekstsvar på én linje
4. Tekstsvar på flere linjer
5. Check-bokse

 

De øvrige muligheder ses her

1. Radio-buttons
2. Filupload
3. Billede - bemærk at billedet uploades af afsenderen
4. Dato felt
5. Disse felter defineres af signeringsskabelonen for formularen

 

Sådan bruger du Påkrævet / Udfyld før afsendelse

Det er muligt at definere hvorvidt et spørgsmål skal være påkrævet at udfylde for respondenten, eller om det skal udfyldes før afsendelse. Hvis et spørgsmål er påkrævet, kan respondenten ikke færdiggøre og underskrive formularen, før den er udfyldt. Hvis et spørgsmål udfyldes før afsendelse betyder det egentlig bare at afsenderen indsætter informtation. Et konkret eksempel herpå kan være hvis man har lavet en ansættelseskontrakt med Addo Forms og skal angive lønnen. Det vil være afsenderen der indfører denne.

 

Man indstiller om et spørgsmål skal være påkrævet eller udfyldes før afsendelse som vist nedenfor

1. Du kan gøre et spørgsmål Påkrævet ved at sætte hak i denne boks
2. Du skal udfylde før afsendelse ved at sætte hak i denne boks

Vi har en uddybende artikel om funktionerne her. 

 

Offentlige links

Du har mulighed for at sende formularen direkte til respondenten, men den kan også sendes som et offentligt tilgængeligt link. Det kan give mening i en lang række formål, såsom indmeldelesesblanketter og skadesanmeldelser. Vi har lavet en uddybende artikel om offentligt tilgængelige formularer her. 

 

Signerings skabelon til Addo Forms

Som nævnt, bruges der til underskrivningen af din formular en signerings skabelon. Disse styrer både selve underskrivningsprocessen, men også hvordan formularen håndteres og hvorvidt øvrige dokumenter skal underskrives i samme flow. 

Det er en rigtig god idé at lave Addo Forms skabeloner, som du kan læse mere om her.