I Addo Sign er det nemt at samle data fra dine underskrivere ved hjælp af funktionen "Simple  spørgsmål". Når et dokument sendes til underskrift, kan din modtager svare på spørgsmålene, når han/hun har underskrevet dokumentet, og svarene sendes derefter til dig i en separat e-mail.

I denne trin-for-trin-guide viser vi dig, hvordan du bruger funktionen "Simple spørgsmål".

Opsætning af Simple Spørgsmål.
Få svarene retur.
Afsendelse af en forsendelse med simple spørgsmål.
Sådan ser det ud for modtageren.

 

Opsætning af Simple Spørgsmål

Når du som administrator skal opsætte Simple Spørgsmål, skal du blot gå ind i indstillinger, skabeloner og opret eller vælg den skabelon, hvor du gerne vil indhente informationer fra underskriveren.

1. Tryk på indstillinger
2. Tryk på Skabeloner
3. Vælg den skabelon som du ønsker at aktivere simple spørgsmål på eller skab en ny skabelon.

 

Når du har oprettet eller valgt den skabelon hvor du skal aktivere Simple spørgsmål, scroller du ned på siden og vinger feltet af i "Simple spørgsmål". Når du gør dette, får du også muligheden for at vinge et nyt felt af: "Skal besvare Simple spørgsmål". Vinger du dette felt af, skal alle som du afsender denne forsendelse til som standard udfylde simple spørgsmål. Når Simple spørgsmål er aktiveret, kan du "tilføje et spørgsmål"

1. Scroll ned til "Simple spørgsmål" som ligger imellem "Frist og påmindelsesmeddelelse" og "kvitteringstekst"
2. Lav et flueben ud for "Tilføj spørgsmål"
3. Aktiver "Skal besvare simple spørgsmål" hvis hver modtager skal besvare simple spørgsmål ved en udsendelse.
4. Tryk på "Tilføj spørgsmål" for at oprette de spørgsmål som modtager skal besvare.

 

Når du trykker på "tilføj spørgsmål", kommer der en pop-up som giver mulighed for at oprette alle de spørgsmål, som modtageren skal besvare.

Spørgsmål kan bestå af følgende:

Tekstfelt: Dette er et felt hvor man kan besvare med tekst. Dette kunne være spørgsmål som kan besvares med et enkelt ord, tal eller en kort sætning.

Tekstområde: Dette er et felt hvor man kan besvare med mere tekst. Dette kunne være spørgsmål som skal besvares med en længere tekst eller en beskrivelse.

Radiobuttons: Dette er et felt hvor man kan besvare med et ja/nej. 

Fil upload: Her har modtageren mulighed for at uploade en fil. Dette kan både være et billede, pdf, excel-ark eller noget helt fjerde.

1. Vælg hvilken type information som du ønsker at modtage fra modtageren.
2. Vælg om denne information er påkrævet, for at modtageren kan gå videre i signerings-processen.
3. Stil dit spørgsmål til modtageren.

Se hvordan Simple spørgsmål kan se ud for modtageren her

 

Sådan får du svarene retur

Svarene på Simple Spørgsmål vil altid følge afsender distributionsmetode. Afsender distributionsmetode forstås som måden hvorpå de underskrevne dokumenter samt svarene på Simple Spørgsmål, bliver sendt til afsenderen. Det kan være til afsenders email, eller en række integrationsmuligheder. Derudover sendes dokumenter og svar fra Simple Spørgsmål også til kopimodtagere. Vær opmærksom på, at svarene kommer som .XML filer (ved tekstsvar og ja og nej), og ellers de filtyper der er uploadet. Visse integrationer understøtter ikke .XML og billeder, herunder Visma HR, e-Boks og Digital Post. 

 

Vi vil her vise hvordan du bestemmer hvorhen svarene fra Simple Spørgsmål skal gå til. 

Gå ind i din skabelon, som vist her. 

1. Først, skal du ind i indstillinger. Tryk på tandhjulet øverst i højre hjørne, til venstre for dit brugernavn
2. Tryk på skabeloner
3. Vælg den skabelon hvor du har indstillet dine Simple Spørgsmål

 

Når du er inde på skabelonen, scroller du helt ned til bunden, hvor du ser en fane med Afsender distributionsmetode. Herinde vælger du hvordan du vil have de underskrevne dokument retur samt svarene på de Simple Spørgsmål. Du kan læse mere om afsender distributionsmetoder her. 

1. Når du har scrollet ned i bunden, tryk på Afsender distributionsmetoder
2. En liste af tilgængelige distributionsmetoder vil vise dig. Bemærk at du under distributionsmetoder altid kan vælge "afsenders e-mail", og øvrige muligheder tilføjes under integrationer i dine indstillinger. Vælg her hvordan du vil have dokumenter og svar sendt tilbage til dig. Du kan vælge mere end én metode her
3. Når du har valgt afsender distributionsmetode trykker du gem, for at gemme skabelonen

 

Som et alternativ har du også mulighed for at bruge modtagere af kopi til at få tilsendt dokumenter og svar på e-mail, hvis de skal sendes til en anden e-mail end din egen. Du kan enten tilføje en kopimodtager når du sender dine dokumenter afsted, eller tilføje dem direkte på skabelonen, hvis samme e-mail skal have dokumenter og svar hver gang. Du kan til enhver tid lave ændringer på den enkelte forsendelser. 

1. Nederst i din skabelon, trykker du på fanen Modtagere af kopi
2. Tryk herefter på Tilføj modtagere af kopi 
3. En pop-up boks vil komme frem. Tilføj navn og e-mail 
4. Tryk på Tilføj. Du kan tilføje flere kopimodtagere hvis du ønsker, ved at følge trin 2-4 igen
5. Herefter trykker du gem, for at gemme skabelonen 

Kopimodtageren vil nu som udgangspunkt modtage dokumenterne og svarene på de Simple Spørgsmål.

 

Sådan fungerer det som afsender

Når funktionen "Simple spørgsmål" er opsat i skabelonen under indstillinger som anvist ovenfor, vil Simple spørgsmål være aktiveret for denne forsendelse og modtageren skal besvare Simple spørgsmål.

Dette vil være synligt på 2 måder.

Når man tilføjer en underskriver samt når man er i sidste trin inden man afsender dokumenter til underskrift.

1. Der er nu et felt i "Øvrige muligheder" som giver muligheden for at vinge Simple spørgsmål til eller fra.

 

Hvis man vælger at Simple spørgsmål skal besvares for denne modtager og derfor går videre til beskedtekster mv. får man nu muligheden for at vælge, hvilke Simple spørgsmål som skal gøre sig gældende for denne modtager.

1. Der er kommet et nyt dropdown felt, som giver mulighed for, at beslutte hvilke Simple spørgsmål som denne modtager skal besvare.
2. Hvis dette foldes ud, kan man til/fravælge de forskellige spørgsmål.

 

 

Hvordan ser det ud for modtageren?

Når dokumenterne er sendt til signering, vil modtageren i første fase gå igennem et almindeligt flow hvor dokumenterne underskrives. Herefter vil modtageren i anden fase blive mødt af de Simple spørgsmål som afsenderen har valgt, at underskriveren skal besvare.

 

1. Når underskriveren har underskrevet dokumentet, vil personen blive ført til en ny fane i processen, hvor de skal besvare de Simple spørgsmål.
2. Feltet Tekstfelt, som er et mindre område hvor man kan indføre kort tekst.
3. Feltet Tekstområde, som er et større område, hvor man kan indføre meget tekst.
4. Feltet Radiobuttons, som er beregnet til ja/nej spørgsmål
5. Feltet Filupload, som giver mulighed for at uploade en fil. Dette kan enten være et billede, PDF eller Excel.
6. Den røde stjerne betyder at feltet er påkrævet og underskriveren kan ikke fortsætte, uden at udfylde dette felt.

 

Både afsender og modtager får en kopi af svarene. Underskriveren vil blot modtage svar på spørgsmålene men afsender vil også modtage en .XML fil. Bemærk, at hvis afsender distributionsmetode er sat til eksempelvis Visma HR, e-Boks eller Digital Post, så kan .XML filen ikke komme med. 

Nedenstående eksempel viser dig som afsender, der modtager svar på spørgsmål. Emnefeltet er angivet med et transaktions ID, som gør det let for dig at finde transaktionen i dit Overblik i Addo Sign. 

1. TransaktionsID fremgår både af overskriften og i selve e-mailen. Dette kan bruges til at søge transaktionen frem i Addo Sign.
2. Her får du svarene på de spørgsmål som du har stillet til mdotageren.
3. Filerne som er vedhæftet Simple spørgsmål vil blive vedhæftet i e-mailen som du modtager efter besvarelse.
4. Afsender vil også modtage en .XML fil vedhæftet.