På baggrund af den valgte udsendelsesskabelonen i Addo genereres automatisk prædefinerede felter i flettefilen, som er byggestenene for masseudsendelsen.

Hvis du har fulgt guiden: "Opbygning af flettedokument og flettefil" vil du opleve, at Addo automatisk opretter felter i .csv-filen som skal udfyldes omkring modtageren. Denne vejledning fortæller dig, hvad de enkelte felter har af betydning.

Prædefinerede felter
Hvad er prædefinerede felter?
Liste over prædefinerede felter og deres betydning
Anden form for advisering eller "Adgangskode på underskrivers færdige kopi"

Hvad er prædefinerede felter?

Når du bruger brevflet-funktionen, uploader dit Word-dokument og downloader en CSV-skabelon, vil der være forudedefinerede felter, som du skal udfylde. Disse felter har ingen indvirkning på det dokument, du vil sende, men er blot de rammer, der er sat af signeringsskabelonen.

Bemærk, når du foretager Addo Merge udelades eventuelt faste underskrivere eller valg af kvittering på udsendelsesskabelonen. Alle underskrivere eller valg af indstillingerne skal fremgå i flettefilen der uploades.

Liste over prædefinerede felter og deres betydning

Det følgende afsnit viser dig en liste over felterne som automatisk genereres af Addo for at kunne foretage en forsendelse.

Signing identifier

Feltet "Signing identifier" angiver antallet af transaktioner. I ovenstående eksempel fremgår det, at der på den samme transaktion nr. 1 er to underskrivere: "Jesper og Mikkel". Desuden er der enkeltstående transaktioner med enkeltstående underskrivere angivet som nummer 2 og nummer 3, ensbetydende med at flettedokumentet kun havner til dem. Med andre ord, vil dokumenter der skal sendes afsted enkeltvis typisk være 1, 2, 3, 4, 5 og så videre i kolonnen.

Document name

Det er valgfrit, om feltet "Document name" skal udfyldes. Hvis det ikke udfyldes som i ovenstående tilfælde, vil modtageren blot modtage navnet på flettedokumentet, som i dette tilfælde er "Bellöhus_brev". Dette navn vil blive overskrevet af et nyt navn, hvis feltet udfyldes.

Recipient Name

Dette felt er baseret på skabelonen, således at parameteren fra "Meddelelse vedrørende invitation", altså den mail, som modtageren får når dokumenterne underskrives, indhenter %recipientname% for den pågældende person, når de skal tilgå linket. Hvis du fortsat er i tvivl om hvad dette indebærer, kan du læse mere om ordlyden i skabeloner her. 

Reference number

Det er valgfrit, om feltet "Reference number" udfyldes. Dette gør det muligt senere hen at have et overblik over din masseudsendelse under dine transaktioner i Addo.

Sequence number

Feltet angiver, om modtagerne skal underskrive i en bestemt rækkefølge, og går hånd i hånd med Signing Identifier. Hvis der er flere underskrivere på den samme transaktion, angives rækkefølgen her, så modtager 2 kan underskrive, så snart modtager 1 har underskrevet. Dette kan være både "1" og "1", hvis modtagerne skal kunne underskrive samtidig.

Send receipt

Hvis den ikke udfyldes, er kvitteringsindstillingerne baseret på skabelonen. Det er dog muligt at angive enten "yes" eller "no", hvis der er modtagere, som f.eks. ikke skal modtage en kvittering for det underskrevne dokument. 

Email 

I eksemplet ovenfor angiver skabelonen, at modtageren skal modtage meddelelser via e-mail. Her skal modtagerens kontaktoplysninger indtastes.

Anden form for advisering eller "Adgangskode på underskrivers færdige kopi".

Er det ikke tilfældet, at der er valgt e-mail til at advisere modtageren udfra skabelonindstillingerne, er det naturligvis også muligt at foretage en masseudsendelse til eksempelvis e-Boks eller SMS, hvor CPR-nummer eller telefonnummer er påkrævet. Dette ændrer i de prædefinerede felter. Her er en liste over mulighederne du skal være opmærksom på, udover e-mail:

Phone

Udfyld modtagerens telefonnummer. Bemærk, at du afhængige af dine indstillinger ikke kan skrive landekode, som foreksempel "+45" i excel-arket. Løsningen vil være at sætte apostrof foran således: '+45 og herefter indtaste modtagerens telefonnummer.

Secret Code

Indtast den hemmelige kode, der skal indtastes før underskriver kan tilgå signerings portalen.

SSN (Social Security Number)

Indtast modtagerens personnummer (CPR-nummer)

VAT

Såfremt at der er valgt foreksempel NemID medarbejder, er det nødvendigt at indtaste virksomhedens CVR-nummer.