Sådan bruger du brevflet

I Visma Addo er det muligt at sende det samme dokument til mere end en underskriver, kombineret med personlige oplysninger, for effektivt at få underskrifter fra mange underskrivere på en gang. Ved at benytte brevfletning undgår du at indtaste personlige oplysninger for hver transaktion manuelt. Mail Merge kan for eksempel personalisere dokumenter med individuelle navne, adresser eller medlemsnumre.

OBS: Når der brevflettes udelades eventuelt faste underskrivere på udsendelsesskabelonen. Alle underskrivere i en transaktion skal fremgå i CSV-filen der uploades.

For at bruge brevfletning i Visma Addo har du brug for to dokumenter:

Dokumentet til fletning af mail dvs. word-dokumentet, som du ønsker at sende. Dette dokument skal indeholde flettefelter for at modtage de personlige oplysninger, du vil indsætte.
Datasættet, der indeholder de oplysninger, du vil flette med dit Word-dokument. Flettefilen skal uploades i et CSV-format.
Du kan også downloade en CSV-skabelon.

Send dokumenter til underskrivning med brevfletning

Udsendelsesskabelon: Du skal vælge en skabelon du vil bruge til indsamling af underskrifter.
Flettedokument: Her skal du uploade dit MS Word-brevfletnings dokument fra din computer. (Efter upload af flette dokumentet, vil der blive genereret en .csv flettefil skabelon med felter tilsvarende dem i flettedokumentet)
Flettefil: Upload din flettefil med dit datasæt i. Det indeholder det datasæt, du vil flette med dit Word-dokument.
Flettefilen skal uploades i CSV-format (UFT-8-format for at understøtte specialtegn som ÆØÅ), du kan læse mere om UTF-8-formatet her.
Klik på Valider for at validere indholdet af datasættet. Hvis indholdet er gyldigt, vises en liste over alle underskrivere og deres personlige oplysninger. Her kan du også se et eksempel på hvert dokument.
Klik på Send for at sende dokumenter til underskrift, det er nu muligt at se alle transaktioner i transaktionsoversigten.

Oprettelse af et brevfletningsdokument (Flettedokument)

Brevfletning bruges til at oprette dokumenter til flere modtagere / underskrivere, der kan indeholde både standard og tilpasset indhold, som skal sendes til flere modtagere. For at bruge brevfletning i Visma Addo skal du have to dokumenter, nemlig et;

Dokument til brevfletning
Datasæt

Bemærk! Et Word-dokument uden flettefelter kan også bruges i Visma Addo.
Dette giver mening, når du f.eks. har et dokument, der skal sendes til flere modtagere, hvor personlige oplysninger ikke skal indsættes.

Oprettelse af et Flettedokument uden flettefelter

Hvis du skal sende et dokument med identisk layout, formatering, tekst og grafik, men har brug for at sende det til flere modtagere til underskrift, kan du oprette et flettedokument uden flettefelter. Vejledningen kræver, at du har oprettet og færdiggjort dit dokument i Word og gemt det som et .docx-format.

Gå til fanen Brevfletning i Addo, og vælg den udsendelsesskabelon, du vil bruge. Vær obs. på, at CSV-filen der uploades i trin 3 overrider eventuelle faste underskrivere på en skabelon, og at disse vil blive udelades når der brevflettes.
Derefter skal du uploade dit Flettedokument, der skal sendes til flere modtagere.
Når du har uploadet dokumentet, skal du uploade din Flettefil(datasæt).
For at sikre, at Visma Addo har de rigtige oplysninger om modtagerne i forhold til den valgte udsendelsesskabelon, anbefaler vi at downloade den CSV-skabelon, der bliver genereret efter upload af din flettefil.
Den downloadede CSV-skabelon åbnes som et Excel-ark, hvor Addo har prædefineret kolonneoverskrifterne, som er nødvendige for, at signeringen kan udføreres.
Udfyld flettedata under overskrifterne, og gem arket som en CSV-fil, når det er færdig på din computer
Vælg nu ‘Upload flettefil (CSV format)’, og upload den CSV-fil, du lige har forberedt.
Når filen er uploadet, skal du klikke på Valider for at sikre, at fletningsdataene er korrekte.
Her vises listen over transaktioner, som Addo vil udføre, og du får muligheden for at kontrollere, om oplysningerne er som tilsigtet, og du kan se eksempler på de enkelte transaktioner.
Når dataene er valideret, skal du klikke på Send.
Vær opmærksom på, at afhængigt af mængden af sendte dokumenter, kan det tage nogen tid, før transaktionerne vises i fanen Oversigt.